秘书新手入门
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前不久，公布了本站要整理发布一套秘书新手入门教程，由于工作时间的原因。今天暂时整理发布第一篇
一、秘书助理的感觉
事情太多做不完
突发事件突发
枪林弹雨压力大
关系错综复杂
又要能说又要会写
好像我是万能的
没有角色的角色
多头无法分身
多、烦、杂、乱
夹心饼干 二、职能角色定位
初级秘书助理——事务性文秘
应包括公司前台接待、电话接线生、事务专员、部门事务助理、主任助理、工作简单的经理助理等。主要工作是文案写作、事务性工作处理。主要是琐碎事务操作、电脑文案。
中级秘书助理——文秘+辅助管理 包括部门总监秘书助理、经理秘书助理等处于中层管理者左右的秘书、中小公司的经理秘书。他们的权力和责任相对大一些，处理各种事件的能力要求也高一些，管理水平和计算机应用的能力要求更高一些，并要有很好的协调能力。
高级秘书助理——文秘+独立管理
包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。他们属于管理阶层，对他们的领导能力、协调能力、管理能力都需要多年甚至十几年的培养和修炼。完全能够独立进行项目管理、事务统筹、决策指挥。
第一章秘书必备的素质
一、职业化秘书的标准:
?敬业精神正直--公平，坚持既定政策和原则
?表率作用诚实--实事求是
?领导风范敬业--以工作为荣，设定高的工作水准
?业务能力守信--不失约、不违约、不食言、不泄密
?指挥与控制能力勤奋--努力工作，不断学习
?合作精神有序--利落，有条不斋
?学习与创新能力高效--追求效率和效益
?知人善任的能力可靠--按约定完成工作，保质、保量、及时
?对待意见与批评
?大局观
二、秘书的职业态度
?主动性（initiative)
?适应性(flexibility)
?团队精神(teamwork)
?尊重他人(respectforpeople)
?创新精神(creativity)
?坚持原则(uncompromisingintegrity)
?服务与贡献(service&contribution)
?认同与分享(sharing)
?双赢与相互依存(win-win&interdependence)
?温柔的心和自省
第二章秘书的重要职业技能
第一部分:日常事务处理
一、拨打/接听电话的程序和技巧
1、打电话前的准备
?准备好电话记录本和笔
?把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。
?准备好通话时需要的文件资料。
?查阅对方电话号码，确认无误，开始拨打。
2、正式拨打电话:
?拨通电话后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌的说:“你好！我是****公司**部**。”
?如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。
?如告知对方的内容较复杂，应主动提醒对方做好记录
?逐一将事情说明，注意语言简明、准确；
?通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。
3、接听电话
?3声铃响内将电话接起，平和有礼貌的:“你好！我是**部**。”
?若通话内容较复杂，或有不清楚的地方，最后应当将要点重复一便，以免遗漏或有偏差。
?通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。
4、通话技巧:
?日常礼貌用语:
询问对方时，可用:“请问您哪里？”、“请问您怎么称呼？”“请问有什么事？”等
?对总经理直接领导、保持经常联系的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人，并及时予以转接。
如对方有事需要你传达，必要时需将对方姓名、单位、电话号码以及需要传达的事再重复一遍，以便必要时再与对方联系。
?如不能把握总经理是否要和对方通话的情况下，不能随便回答总经理“在”或“不在”，可说“请您稍等一下，我去看看**总经理是否在？”，然后请示总经理是否转接。
?如遇总经理不愿接听对方电话，则可用委婉的语气:“实在抱歉，**总经理这是不知上哪去了，我见到他时再给您回个电话；如果您方便的话，能否让我转达您的事情？”做到有礼有节、滴水不漏。
?在知道身份但不告知事由的情况下，如方便可询问总经理后决定是否转接；也可询问对方是公事还是私事，如是公事可让对方知晓，将事由告知自己也可达到目的。
?在对方不肯告知身份及事由的情况下，经反复询问后未果，可委婉结束通话。
?如果对方喋喋不休，废话连篇，可以说“请问您还有别的事吗？”或“对不起，我还有急事要办”等结束通话。
?如一个未完又来一个，应视电话内容和对方身份，让紧急的、重要的人员先讲，同时礼貌的告诉另一方稍候片刻，或记录对方电话，稍侯打过去。
?整理电话留言，在总经理回来后汇报相关信息。
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一、秘书助理的感觉
事情太多做不完
突发事件突发
枪林弹雨压力大
关系错综复杂
又要能说又要会写
好像我是万能的
没有角色的角色
多头无法分身
多、烦、杂、乱
夹心饼干 二、职能角色定位
初级秘书助理——事务性文秘
应包括公司前台接待、电话接线生、事务专员、部门事务助理、主任助理、工作简单的经理助理等。主要工作是文案写作、事务性工作处理。主要是琐碎事务操作、电脑文案。
中级秘书助理——文秘+辅助管理 包括部门总监秘书助理、经理秘书助理等处于中层管理者左右的秘书、中小公司的经理秘书。他们的权力和责任相对大一些，处理各种事件的能力要求也高一些，管理水平和计算机应用的能力要求更高一些，并要有很好的协调能力。
高级秘书助理——文秘+独立管理
包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。他们属于管理阶层，对他们的领导能力、协调能力、管理能力都需要多年甚至十几年的培养和修炼。完全能够独立进行项目管理、事务统筹、决策指挥。
第一章秘书必备的素质
一、职业化秘书的标准:
?敬业精神正直--公平，坚持既定政策和原则
?表率作用诚实--实事求是
?领导风范敬业--以工作为荣，设定高的工作水准
?业务能力守信--不失约、不违约、不食言、不泄密
?指挥与控制能力勤奋--努力工作，不断学习
?合作精神有序--利落，有条不斋
?学习与创新能力高效--追求效率和效益
?知人善任的能力可靠--按约定完成工作，保质、保量、及时
?对待意见与批评
?大局观
二、秘书的职业态度
?主动性（initiative)
?适应性(flexibility)
?团队精神(teamwork)
?尊重他人(respectforpeople)
?创新精神(creativity)
?坚持原则(uncompromisingintegrity)
?服务与贡献(service&contribution)
?认同与分享(sharing)
?双赢与相互依存(win-win&interdependence)
?温柔的心和自省
第二章秘书的重要职业技能
第一部分:日常事务处理
一、拨打/接听电话的程序和技巧
1、打电话前的准备
?准备好电话记录本和笔
?把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。
?准备好通话时需要的文件资料。
?查阅对方电话号码，确认无误，开始拨打。
2、正式拨打电话:
?拨通电话后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌的说:“你好！我是****公司**部**。”
?如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。
?如告知对方的内容较复杂，应主动提醒对方做好记录
?逐一将事情说明，注意语言简明、准确；
?通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。
3、接听电话
?3声铃响内将电话接起，平和有礼貌的:“你好！我是**部**。”
?若通话内容较复杂，或有不清楚的地方，最后应当将要点重复一便，以免遗漏或有偏差。
?通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。
4、通话技巧:
?日常礼貌用语:
询问对方时，可用:“请问您哪里？”、“请问您怎么称呼？”“请问有什么事？”等
?对总经理直接领导、保持经常联系的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人，并及时予以转接。
如对方有事需要你传达，必要时需将对方姓名、单位、电话号码以及需要传达的事再重复一遍，以便必要时再与对方联系。
?如不能把握总经理是否要和对方通话的情况下，不能随便回答总经理“在”或“不在”，可说“请您稍等一下，我去看看**总经理是否在？”，然后请示总经理是否转接。
?如遇总经理不愿接听对方电话，则可用委婉的语气:“实在抱歉，**总经理这是不知上哪去了，我见到他时再给您回个电话；如果您方便的话，能否让我转达您的事情？”做到有礼有节、滴水不漏。
?在知道身份但不告知事由的情况下，如方便可询问总经理后决定是否转接；也可询问对方是公事还是私事，如是公事可让对方知晓，将事由告知自己也可达到目的。
?在对方不肯告知身份及事由的情况下，经反复询问后未果，可委婉结束通话。
?如果对方喋喋不休，废话连篇，可以说“请问您还有别的事吗？”或“对不起，我还有急事要办”等结束通话。
?如一个未完又来一个，应视电话内容和对方身份，让紧急的、重要的人员先讲，同时礼貌的告诉另一方稍候片刻，或记录对方电话，稍侯打过去。
?整理电话留言，在总经理回来后汇报相关信息。