机关应用文写作三
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第二章 如何做好机关应用文的起草修改审定
第一节 机关应用文写作前的准备
写文章之前，都要有所准备，预则立，不预则废。没有准备，不可能写出好文章。机关应用文的写作也不例外。
写作前的准备有广义和狭义两方面的内容，广义上讲是长远的准备，狭义上说是动笔之前的准备。从长远准备看，主要是锻炼三种基本功:分析认识问题的基本功，调查研究的基本功，文字表达的基本功。当然这些基本功的掌握，都不是一朝一夕能完成的，必须善于学习，肯于钻研，勤于写作，由小到大，由生到熟，日积月累而成的。从具体的写作过程看，下笔之前主要做好材料的准备，思想观点的准备，构思的准备。机关应用文的文体较多，不同的文体，有不同的要求，但就其共性而言，主要是这几个方面:
材料的准备。这是机关应用文写作的基础。巧妇难为无米之炊，没有材料，写作就无从谈起，材料不充分，也不可能写出好文章。兵马未到，粮草先行，材料就是粮草，在写作前应把所需要的材料准备好。它包括材料的搜集，材料的核实和材料的选择。尽可能多地占有材料，是写作前准备工作的第一步。正面的、反面的、历史的、现实的、完整的、零碎的材料都要搜集。韩信将兵，多多益善。材料搜集得越充分、越全面，从中提炼归纳出的观点就越可靠，越实在，下笔时选择应用材料的余地就越大，写起来就越顺手。这里要注意的一个问题是，有些同志在搜集材料时，对一些零碎的不完整的东西，往往容易忽视。特别是对一些看起来无足轻重的材料，常常轻易放过。写作时，一旦使用这方面的材料，又要重新查找，费时费力。有些材料，在动笔之前看，可能用处不大，但写作过程中，随着思想的深化，对某些问题有了新的认识，很需要这方面的事例去证实，如果手头现成，就可随手拈来。在搜集材料时要十分注意核实，要边搜集边核实，即使是一些已被公认或众口流传的事实，或者某些资料使用过的数字、引语等，也尽可能地核对一下，绝不能大而化之，想当然。特别是一些细节，要尽量搞得清清楚楚，不然一个细节上出毛病，与事实不符，就会造成很大的失误。有些文件，观点很对，主要事例也无懈可击，但一两处次要材料上产生漏洞，就会出现一块臭肉坏一锅汤的问题，使读者怀疑整个文件的真实性。材料齐备以后，还要精心选择。即从与主题有关的大量材料中，筛选出典型的、能充分说明主题的事例，这样，动笔时就不必费时费力地重新查找典型事例。当然，事前选择的典型事例，在行文时，有些可能用不上，有的还要补充，但有准备总比没有准备好。
思想观点的准备。这是和搜集筛选材料同时进行的。它主要是指明确写作的目的性，针对性，文章的主题和中心，多种不同观点的比较和认定等等。首先要弄清写作的具体目的，也就是文件的主旨。比如，在撰写简报前，必须确定它要起什么作用，解决什么问题，在什么范围内应用。是仅仅向领导机关和领导同志反映一种情况，作为上级考虑问题的参考或制定方针政策的依据，还是作为某一方面的典型公之于众，以便统一思想，提高认识，推动工作？是希望解决某个具体问题，还是仅仅提供一点情况？这些都要事先弄明确。因为不同的目的，不同的应用范围，在使用材料、阐述问题方面是大不相同的。只有目的明确了，主题的提炼，材料的使用，才有所遵循，写起来才能不走或少走弯路。如果目的不明确，偏离了写作的主旨，就可能出现成文后推倒重来的后果。有些文件，如，一开始调查，目的就很明确，但在调查研究到一定程度，起草报告之前，还必须回过头来重新研究一下调查的目的。因为情况是不断变化的，调查前对于调查目的的某些想法，在调查过程中也会有所变化。因此，下笔前，研究一下调查报告的目的性是十分必要的。确定文件主旨的依据之一，是它针对什么问题讲的，即文件的针对性。肯定什么，否定什么，肯定时有哪些理由，否定时依据又是什么，充分不充分，哪些问题是明确的，哪些还不明确，等等，都需要进一步分析研究。只有主题明确，观点鲜明，才能在安排结构、选择材料时取舍有据，详略适当，写起来才更顺手。
思想观点的准备。不仅仅是执笔者自己分析研究，深入思考，还要注意听取多方面的意见。对所写的文件，领导同志有什么指示，参与研究的同志有什么深刻的见解或不同的看法，群众有什么希望和要求，都要认真听取、研究。领导同志一般来说对党的方针政策了解得多一些，透一些，对全局性的问题观察得也比较敏锐。他们的意见应当是更全面、更深刻，动笔前必须了解他们对文件的想法和对一些问题的看法，把握住他们意见的主旨。这里也包括中央有关文件和领导讲话在内。这叫吃透上头。干部群众直接接触实际，应当充分听取他们的意见，他们的某些想法、希望和要求，努力摸准他们的思想脉搏，这叫吃透下头。吃透这两头，写出的文件就有可能更有针对性，从而也会更有指导意义，更能解决实际问题。一般说来，在政治生活正常的情况下，领导和群众的愿望是共同的，意见也多是一致的；但由于他们的地位不同，看问题的角度不同，也常有不一致的地方。这时候文件的作者就应该运用马列主义、毛泽东思想的武器，认真分析研究，用正确的观点，把两者统一起来。至于起草的同志在讨论中的不同意见，要尽可能取得一致。执笔的同志，要十分注意那些见解较深的意见，吸收讨论中的最佳成果。这样上下结合，集思广益，就可能把文件写得更全面，更深刻，更有思想性，更具有实际意义。
思路格局的准备。有了材料，又有了明确的主题思想，就应当考虑这些材料和观点如何围绕主题安排布局，有一个清楚的思路。一篇文章分几个部分，每个部分包括哪些内容，先写什么，后写什么，哪些内容为主，哪些为辅，使用哪些材料，哪些该详，哪些该略，如何突出重点，上下左右如何连接等等都要想好。最好先写个提纲，有了提纲就象盖房子有了草图，有助于动笔写作时掌握全局，避免丢三拉四，前后重复，本末倒置。这样，既可提高写作质量，也可加快写作速度。老舍先生在谈他的写作经验时曾说:尽管我们只要写二、三千字，也需先写出个提纲，安排好第一段说什么，第二段说什么有了提纲，心里就有了底，写起来就顺理成章；先麻烦点，后来可某某事。克鲁普斯卡娅在回忆列宁的写作情况时也说:他在写文章之前，通常是先写好提纲，从这个提纲可以追溯伊里奇的整个思想过程，有许多文章，伊里奇把提纲改了两、三遍。当然，不同的文体，不同的情况，在写提纲时，也有粗细之分。一些大型的、总结报告、、法规条例等，由于文章较长，头绪较多，就应有较详细的纲目。除了大的格局、层次以外，每个层次的主要观点和材料都应列出来。一些小型的文件，比如等等，提纲可粗一些，有个大架子就行。还有一些要求急、容量小的文件，象简报、通知等等，下笔前有个腹稿也就可以了。提纲如何写，并没有一定之规，可按文章长短、每个人的写作习惯、写作前对观点材料的熟练程度不同来确定。
以上三方面的准备，互相关联，缺一不可，又往往是同时进行的。搜集整理材料、挑选典型过程，也是综合归纳、提炼主题的过程。这些工作做完了，腹稿或者提纲也就有谱了。机关应用文能不能写好，与这三方面准备得充分不充分关系极大。
第二节 机关应用文的起草
明确了写作目的，有了一定的素材，确定了主题思想，构思了一个大纲，就可以动手起草了。
在机关工作中，起草文件的任务有一人担负的，也有成立起草小组的。是成立起草小组还是由一人担负，主要取决于文件的重要程度和机关的干部条件。一般来讲，高级领导机关起草大型报告，包括重要和总结报告等，往往是打团体战，由有关人员组成起草小组。一些小型公文，比如简报、通知等，或者基层单位的文件，则多是由一个同志负责起草。但不论一个人起草还是起草小组起草，在文件的草创时，必须注意以下几个问题。
一是必须坚定不移地按照主题去组织文章。写作提纲就是按主题而设想的思路，一般来说，如果提纲比较成熟，设想的文章脉络比较清楚，写起来也顺当，那就按提纲写下去。但是在写作中经常碰到原先设计的提纲并不完善，有漏洞，或思路不畅，需要调整、充实，甚至推倒重来，这是在写作实践中思想进一步深化的结果。但恰恰是在这个时候，要注意紧扣主题去变动。因为人们的思想一进入落笔的阶段，就更加活跃，有些原先并未重视的材料这时闪现出来，有了新的认识。有些原来若隐若现的观点，这时也明晰起来，需要进一步加强和发挥。思考提纲时并未涉及的以往工作中的某些材料和观点的积累，这时也调动起来，呼唤出来，需要选择、利用。这些情况说明，写作中的主观因素逐步加大，文思常常象喷泉—样涌现出来，这是一个主观和客观、愿望和需要在笔者头脑中相互撞击、产生矛盾的时刻，也是主观意图最容易否定客观事实，笔者的愿望最容易超越客观需要的时刻。应当说，这种状况的出现，对笔者是很可贵的。一些新鲜的观点，深刻的思想，精采的语言，往往也在这个时候流入笔下。这时候就要十分注意把热情和冷静结合起来，象蜘蛛织网那样，按一定的图案，把自然吐出来的丝摆在一定位置，按照原先的写作意图决定取舍。如果不加以疏导、规范，听任思想奔流，就有脱离主题的危险。即使有的并未脱离主题，但由于某一部分写得过细，分量过重，也会产生冲淡主题的效果。法国著名雕塑家罗丹花费整整七年时间创作了巴尔扎克的塑像，但当他的一个学生说，从来也没有见过这么奇妙而完美的手时，他却毅然操起身边的斧子，把塑像的双手砍掉了。为此，他解释说:这双手太突出了！记住:一件真正完美的艺术品，没有任何一部分是比整体更重要的。艺术作品如此，机关应用文的写作也不例外。作者一定要克服主观随意性，在提纲的变动中，只能使主题深化而不能变更。
脱离主题的问题，在单人起草文件时，还比较容易避免，而在多人共同起草文件时，解决起来就难得多。这里的关键是要经过充分讨论研究，使每一个参与起草者对文件的主旨都十分明确，对提纲中每一部分的作用都有清楚的认识。而且在这个群体中必须确定一人为总统，最后由他来统筹安排全文，有了矛盾由他决定取舍。对总统来说，除心有主旨以外，还得胸有全局，对各个部分的重点必须清楚明白，这是使文章不脱离主题的关键。这个任务一般都是由水平较高的同志来承担。对于其它同志来说，必须明确自己负责起草的部分在全文中的地位与作用。通常最容易出现的问题是，有些同志写起来总想加大他那一部分的份量，有时甚至随意发挥，把自认为的新鲜观点、深刻见解、典型材料硬塞进去，自觉不自觉地脱离了主题。有的对紧扣主题的思想材料不去下功夫挖掘，而与主题关系不大的，他感兴趣的思想材料却大写特写，其结是次要的掩盖了主要的。这是集体写作中的分散主义。
容易脱离主题的另一种情况是执笔人缺乏主心骨。在起草过程中听到一点新精神，领导的某次讲话，顶头上司的一些议论，或看到中央的某个文件，就想紧跟，把与主题无关的内容硬塞进自己起草的文件中，因而冲淡了主题，这是一种唯上不唯实，处处跟风的思想毛病。对新精神应作具体分析，如果它与自己所草拟的文件有关，而且是正确、深刻、贴切的，吸收进来确实能增强文稿的深度和色彩，就应采纳。如果与主题无关，不论哪个文件，都可置之不顾。
二是要尽可能把与主题有关的观点和材料写进去。机关应用文，特别是比较重要的文件，多是集体创作。有的要反复研究，多次修改，才能定稿。因此除一些小型文件外，对初稿并不要求写成完美无缺的成品，而是希望在不脱离主题的前提下，尽可能把所掌握的材料、观点写进去，把各个方面考虑到，并在结构上安排好。修改，最怕内容不充实，缺乏深刻、生动的典型材料，主要部分空洞单调，观点缺乏坚实的依据，没有充分说服力的初稿；而欢迎基础素材丰富，思想观点明确的初稿。因为有了众多的典型材料，又用观点串了起来，修改就容易得多，最起码是有了修改的基础，只要再进一步综合归纳、删繁就简，就可出成品。如果没有充实的内容，还得进一步搜集补充材料，这就要困难得多。有时在搜集材料的过程中，某些思想有了深化，原先起草的初稿还得推倒重来。
有的同志担心素材多了，文稿会哆嗦冗长，因此尽量少写情节，少用事例，这种担心是可以理解的。现在，不少同志写文章一下笔就洋洋洒洒，不顾实际需要，尽力拉长篇幅，因此长而空、长而乱的文稿比比皆是，使人感到厌倦。但如果内容充实，能解决实际问题，即便文章长一点，人们也是爱读的。象全国党代表会议通过的中共中央关于制定国民经济和社会发展第七个五年计划的建议，两万三千多字，六大部分，七十条，人们并不嫌长。相反，某些空洞的短文，也并不因为它短，人们就爱看。文章的好坏，不在长短，而在内容。即使是内容充实，也要根据需要能短则短，这一点应当在起草初稿时就十分注意，把那些与主题无关或关系不大的内容排除在外，把一些重复的事例筛选归并。但这并不是说，不允许多写一点从不同侧面说明主题的观点和事例，只要不重复，尽可能从不同角度用事实说明问题，正是机关应用文求之不得的。特别是初稿材料尽量多一些，尽可能从各个不同角度去论证主题，即使文字长一些也无关紧要。如果修改时感觉太长，删掉就是了。
有的只负责起草文件某一部分的同志，担心使用材料多了会超过一定篇幅限度，喧宾夺主。如果随心所欲不顾需要，想什么就写什么，当然是集体写作中所忌讳的。但如果自己负责的一部分，内容丰富，紧扣主题而又互不重复的典型材料较多，那就应当尽可能写下来，应当是越充实越好。如果因为这一部分比较充实有说服力，而喧宾夺主，最好的办法不是象罗丹那样把巴尔扎克塑像的完美的手砍掉，而是使其它部分也充实起来，这样就把喧宾夺主变成了众星捧月，使主题更突出，文件更服人。
有的同志对一些社会上流行过的典型事件和一些背景情况，总以为自己知道别人也一定知道，常常写得很简单，甚至一笔带过，使人看了往往不能立即理解。这是因为对读者的需要不了解。因此，该说的一定要说清楚，说充分，特别是读者不熟悉的背景情况，一定要交代明白。
尽可能把与主题有关的材料写进初稿，并不是说自己所掌握的材料不需要选择，不需要压缩，不需要改进，统统原封不动地编排进文稿中，更不是说只要与主题有关，不问典型与否，不管篇幅多长，都应写进去。而是说，在特定的体例和要求下，在有限的篇幅内，尽可能多用一点典型材料。这样做对修改有好处，即使长一点也是利大于弊。
三是初稿最好一气呵成。每个人的写作习惯不同，有人喜欢字斟句酌，从头到尾一步步写下来，初稿出来就差不多了。有人则比较粗放，一落笔就不愿打住，总是尽快搞出草稿，然后再修改。还有的作者把篇幅较长的文稿分成几部分，哪一部分成熟就写哪一部分，然后凑成一篇。很难说哪一种办法就绝对的好。每个人都可根据自己的习惯和所写文件的特点去做，但就多数情况来说，初稿最好一气呵成。一气呵成既可争取时间，给修改审定在时限上留了余地，又使文章有可能通达顺畅，首尾一气。对起草者来说，一旦草稿完成，就有一种放下重负的轻松感，导致心理的稳定和精神的愉悦，可以进一步激发写作欲望，增强把文件修改得更好的信心。与此相反，如果提起笔来，在某些字句和个别材料上，前思后虑左顾右盼，过多地费功夫推敲斟酌，就有可能截断已经理顺了的文思，让某些完全可以超越的小型障碍绊住了进军的步伐，最后拖延了时间，扰乱了文气，因小失大。鲁迅就不赞成十步九回头的写法，他在致叶紫的信中说:十步九回头的法，是很不对的，这就是在不断的不相信自己——结果一定做不成。以后应该立定格局之后，一直写下去，不管修辞，也不要回头看，在创作的途中，一面炼字，真要把感兴打断的，我翻译时，倘想不到适当的字，就把这字空起来，仍旧译下去，这字待稍暇时再想。否则，能因为一字，停到大半天。
有的同志写文件，总希望一次成功，这种想法是好的，对少数写作经验丰富而所写的又是小型的类似通知等文件，也不是不能做到的。但是，对多数文件来说，一稿成功的情况是极少的。希望一稿成功就必须字斟句酌，其结果往往不是快而是慢了，也容易出现纰漏。特别是一些大型的重要的文稿，初稿就想很完善是难以做到的，如果一气呵成，即便是粗糙一些甚至有这样那样的不足，只要不离主题，所掌握的材料和观点也写进去了，就可起到失小得大、事半功倍的作用，在全局上就争取了主动。因为初稿的任务并不是提供完美无缺的成品，而是给进一步充实提高打下一个较好的基础。当然作为起草者，不论是单独执笔还是合作草拟，都应全力以赴，以高度负责的精神，尽量把交给自己的任务完成得好一些。
要做到初稿的一气呵成，最重要的是事前的充分酝酿，力争使观点材料烂熟于心，融汇贯通，同时要排除一切干扰，静下心来。如果遇到重大障碍需要翻阅某些资料或找人请教时，也要紧扣问题，不要被资料中某些新奇的但与需要无关的内容迷住，分散了精力。在向一些同志请教时，也要避免东拉西扯，尽可能引导对方和你共同思索解决难题，边议边构思边联句，议完了，这一段也等于写完了。
第三节 机关应用文的修改(一)
刀不磨不快，文章不改不好。写文章不易，改文章更难。观点的深化，结构的紧凑，语言的精粹，往往依靠修改。保尔?拉法格在回忆马克思一文中说:马克思决不出版一本没有经他仔细加工和认真琢磨的作品。他不能忍受把未成的东西公之大众的这种思想。毛泽东同志曾多次批评一些人写文章不做认真修改的草率作风，他说:文章写好之后，也不多看几遍，象洗脸之后再照照镜子一样，就马马虎虎地发表出来。其结果‘下笔千言，离题万里’，仿佛象个才子，实则到处害人。鲁迅在答北斗杂志社问一文中写到:写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。唐代欧阳修到了晚年还孜孜不倦地修改自己的著作，他妻子和他开玩笑说，你是不是怕先生责怪呢？他回答说非谓先生嗔，畏后生耳。宋人朱弁在曲洧旧闻中说到欧阳修写文章时说:读欧公文，疑其随意写出，不假斫削功夫；及见其草，修饰之后，与始落笔，有十不存五六者，乃知文章全藉改窜也。有的同志在谈写文件的体会时说:文件是在准备好材料后，想出来的，写出来的，改出来的。这确是经验之谈。可见修改润色，是写文章的一种必不可少的重要环节。因为无论任何作者，不管他写作经验如何丰富，才思如何敏捷，写作中总有思虑不周、疏漏失误之处。特别是初稿，绝大多数只能说是毛坯，必须进一步精雕细刻才能成章。机关应用文，由于它具有强烈的政治性，实用性，就更应该重视修改这一环节。
机关应用文的修改，主要是改立意、改观点、改材料、改结构、改语言。
一是立意要明确。就是说，文稿要说明和解决的问题是否清楚。如果中心不突出，目的不明确，提出解决问题而没有措施，让人看了不得要领，那就说明这个文稿还远不成熟，还需要进一步研究，动较大的手术。这方面常见的毛病是:
(1)文稿缺乏针对性。有的材料比较丰富，但缺乏分析研究，提炼概括，没有形成明确的贯穿全文的主题思想。其原因除缺乏写作经验外，主要是对文稿要着重解决什么问题没有形成明确的概念。
(2)主次不分。什么问题都想解决，结果在有限的篇幅内，什么都不突出或说不充分。这就应当根据不同要求，不同体裁特点，删节次要部分，留下主要部分。当然，经过大刀阔斧删改后，主题也就突出了。
(3)基础材料不足。主题思想不是从大量情况中概括出来的，而是作者根据道听途说或一鳞半爪的情况得出的结论。有的甚至是作者主观想象然后找了一些例证。有的则是材料不典型，缺乏说服力。这一类文稿，必须在材料的增、删、换和详略剪裁上下功夫，务必使材料充分表现主题而又扎实可靠，必要时应重新组织撰写。
(4)缺乏科学的分析。对具体事例分析不够，该详写的没有详写，该简略的没有简略，往往是事例自成体系，看起来很完整，但没有紧扣要论证的观点，没有以观点为中心使用材料，所以观点不突出，不鲜明，特别是对某些有争议的观点，作者主张什么，反对什么，必须有针对性地加以论证。如果只提出问题，不分析不解决问题，或者论述没有说服力，没有解决问题的办法措施，读者就会对文稿的基本观点产生怀疑。这就需要站在更高的角度上，对表达主题的观点和材料进行深入开掘。要十分注意，这种深入开掘，是有根据的分析提高，而不是任意拔高。
二是观点要正确。就是说在基本理论上站得住，符合客观实际，没有片面性。思想观点是文稿的灵魂，观点站不住脚，整个文稿就失去了它存在的意义。因此要以极大的注意力反复推敲，自觉地设置对立面，务必做到持之有故，言之成理，立论有据，辩驳不倒。
(1)要注意文稿的基本观点，特别是表达主题思想的观点，是否符合马列主义的基本原则，有没有违背辩证唯物主义的地方，象、、一类，对其基本观点更要严格把关，切忌片面性、绝对化，强调了一面，否定了另一面。比如，在总结工作时，讲成绩，常常容易肯定一切，说得尽善尽美。在批评别人时，又常夸大其词，把人家说得一无是处，否定一切。提倡民主时，往往忽视集中，甚至否定了党的领导。强调自由时，又否定了纪律，否定了四项基本原则。当前，在有关经济体制改革的文件中，经常出现提倡搞活经济时，忽视宏观控制；论述某地场调节时，又全盘否定计划的必要性；不顾时间、地点、条件，一讲搞活就要求彻底放开；在强调思想政治工作时，往往说成精神万能；而讲物质鼓励时，又变成钱能通神，等等。特别是结论性观点，既要明确又要全面，要掌握好分寸，尽可能做到恰如其分。
(2)还要注意文稿的基本精神和各项措施，同党和国家的基本方针、政策、法令一致，同上级机关、平行机关、本部门的规定没有矛盾。如有违背党和国家的方针、政策、法令的必须改过来，否则和中央在政治上保持一致就是空话。至于和上级机关、平行机关、本部门的规定不一致，除专门否定或发展这些规定的文件外，也要使之一致起来，否则，会给工作造成矛盾，带来混乱。这方面特别要注意的是法规性文件。在现实生活中，两个规定互相打架的事是常常可以见到的。特别是不同部门之间，一要放，一要收，弄得有关方面无所适从。其原因，除了部门之间利害不一致外，就是文稿撰写者事先对情况了解不够，和有关单位没有通气、协调。违反法律甚至违反宪法的文件、告示也时有所见。比如，选举法规定，政府部门的某些负责人有的要人民代表大会或它的常委会批准，而我们有些单位，在有关干部的任免时，只写党内决定，而不写尚须人大常委会批准，甚至匆匆宣布，造成不良影响。法规定，违反国家利益或社会公共利益的经济合同无效。而不少经济合同的条款中出现只对合同双方有利，但却损害国家或集体利益的内容，如类似买卖或变相买卖属于国有的土地等。刑法第一百三十一条规定:保护公民的人身权利、民主权利和其它权利，不受任何人、任何机关非法侵犯。合同法规定:订立经济合同，必须遵守国家的法律。但有一份承包集体山林的合同，却写了不准人畜进山，电枪打人概不负责的条款，结果发生了电枪打死人的事件，承包山林者犯了过失伤害致人死亡罪，被判了徒刑。
(3)文稿本身的观点要始终如一，不能有自相矛盾的地方。如果一份文件本身的观点就很混乱，甚至自打嘴巴，印发后就根本无法执行，还会给工作造成混乱。这方面常见的情况是，两个矛盾的观点在同一份文稿中都被肯定；某个论点前面肯定，后面又被否定；要肯定的观点材料不充分，没有足以服人的例证和论述，而与此相对立的观点却写得十分生动具体，事实上压倒了正面的内容，客观上形成反宾为主的局面，造成了对该肯定观点的否定。还有证明观点的事例之间有矛盾，统计口径不一致，前面用工农业总产值，后面用社会总产值，前面讲全某地，后面又变成某个区等等。
有的文稿内容本身没有矛盾，但由于某些话或例证在当时的环境条件下，会产生副作用，也要注意改过来，否则主观意图和客观效果会背道而驰。比如，有的文件为了说明一九八五年上半年的大好经济形势，举了利用外资和技术引进的例子，说明半年使用外汇超过前六年的总和。这个事实没有出入，意图也是好的，但结果却给人造成外汇储备大幅度下降的印象。引起一些人不必要的顾虑。
三是材料要可靠。也就是说文稿的情节、事例是否符合实际。审查情节、事例是否真实，首先是看例证和情节的来路是否清楚，是撰写者亲自调查的？还是从别的文件上摘引的？如果是从文件资料抄来的，要看是正式文件还是一般资料。正式文件一般说来内容都是经过反复核定的，但一般资料则不能轻信，最好再核实一下。其次看情节、例证是否符合生活逻辑。经常出现的问题是:有的情节与时间不协调，比如，让六十年代的青年上山下乡时高喊振兴中华的，说五十年代某领导干部就强调发展第三产业等。有的是人物的行动与他的思想状况不一致。比如说某某地蔬菜供应紧张，一些个体户自动降价销售，鸡蛋供不应求时，农民自觉地为城某地居民着想，主动用卡车往城内送蛋等。笼统地把个体户和农民的觉悟说得那么高，显然是不符合实际的。再次是看人名、地名、单位名称是否确凿无疑，特别是文件中要肯定或否定的单位和个人，不仅要注意情节是否可靠，还要从总体上分析，肯定或否定这些单位是否妥当，要尽量避免知其一不知其二，只见局部不见全体的毛病。
在情节事例上修改的原则是，把那些基本可靠但不完善的情节事例加以调整补充，把凡是没有把握而又限于时间和条件难以核实的，宁可更换或删掉，也不要凑合，敷衍塞责。否则一旦成文，会造成不良后果。某些文件因事实有误或事例使用不当而打官司、扯皮的事时有所见，既影响了团结，也浪费了双方的时间、精力，给工作造成不应有的损失。
第四节 机关应用文的审定
机关应用文经过认真修改，撰写者和有关方面已经大体满意，应当说写作的任务已经基本完成，但不能说文件已经最后形成。形成文件还有一个程序，就是审查定稿。文稿只有经有关领导审定签字同意后，才能付印、发送。这是保证文件质量的最后一关。这一关把得好，不仅可以进一步避免文件的差错，有时还是文件质量的一次再提高。
对审定者来说。如何才能把好这最后一关呢？首先应有对党对人民高度负责的精神，一丝不苟地加以审核，不放过任何细微末节，尽量努力做到万无一失。这对于领导同志来说，应当是不成问题的。但光有认真负责的态度还不行，还必须掌握审核的方法。机关应用文的审定，从内容上讲，主要是把好三关。
一是政治关。要再一次推敲文件中的思想观点是否符合马克思主义的基本原理，是否符合党的方针和基本政策。因为领导同志一般来说比作者站得更高，看得更全面、更深入，了解的情况也更多一些。应该从更高的角度上去发现问题，纠正偏颇。特别是对一些政治问题的提法，一定要和党中央保持一致，把一些不符合党的路线、方针、政策的观点和提法纠正过来。
第二章 如何做好机关应用文的起草修改审定
第一节 机关应用文写作前的准备
写文章之前，都要有所准备，预则立，不预则废。没有准备，不可能写出好文章。机关应用文的写作也不例外。
写作前的准备有广义和狭义两方面的内容，广义上讲是长远的准备，狭义上说是动笔之前的准备。从长远准备看，主要是锻炼三种基本功:分析认识问题的基本功，调查研究的基本功，文字表达的基本功。当然这些基本功的掌握，都不是一朝一夕能完成的，必须善于学习，肯于钻研，勤于写作，由小到大，由生到熟，日积月累而成的。从具体的写作过程看，下笔之前主要做好材料的准备，思想观点的准备，构思的准备。机关应用文的文体较多，不同的文体，有不同的要求，但就其共性而言，主要是这几个方面:
材料的准备。这是机关应用文写作的基础。巧妇难为无米之炊，没有材料，写作就无从谈起，材料不充分，也不可能写出好文章。兵马未到，粮草先行，材料就是粮草，在写作前应把所需要的材料准备好。它包括材料的搜集，材料的核实和材料的选择。尽可能多地占有材料，是写作前准备工作的第一步。正面的、反面的、历史的、现实的、完整的、零碎的材料都要搜集。韩信将兵，多多益善。材料搜集得越充分、越全面，从中提炼归纳出的观点就越可靠，越实在，下笔时选择应用材料的余地就越大，写起来就越顺手。这里要注意的一个问题是，有些同志在搜集材料时，对一些零碎的不完整的东西，往往容易忽视。特别是对一些看起来无足轻重的材料，常常轻易放过。写作时，一旦使用这方面的材料，又要重新查找，费时费力。有些材料，在动笔之前看，可能用处不大，但写作过程中，随着思想的深化，对某些问题有了新的认识，很需要这方面的事例去证实，如果手头现成，就可随手拈来。在搜集材料时要十分注意核实，要边搜集边核实，即使是一些已被公认或众口流传的事实，或者某些资料使用过的数字、引语等，也尽可能地核对一下，绝不能大而化之，想当然。特别是一些细节，要尽量搞得清清楚楚，不然一个细节上出毛病，与事实不符，就会造成很大的失误。有些文件，观点很对，主要事例也无懈可击，但一两处次要材料上产生漏洞，就会出现一块臭肉坏一锅汤的问题，使读者怀疑整个文件的真实性。材料齐备以后，还要精心选择。即从与主题有关的大量材料中，筛选出典型的、能充分说明主题的事例，这样，动笔时就不必费时费力地重新查找典型事例。当然，事前选择的典型事例，在行文时，有些可能用不上，有的还要补充，但有准备总比没有准备好。
思想观点的准备。这是和搜集筛选材料同时进行的。它主要是指明确写作的目的性，针对性，文章的主题和中心，多种不同观点的比较和认定等等。首先要弄清写作的具体目的，也就是文件的主旨。比如，在撰写简报前，必须确定它要起什么作用，解决什么问题，在什么范围内应用。是仅仅向领导机关和领导同志反映一种情况，作为上级考虑问题的参考或制定方针政策的依据，还是作为某一方面的典型公之于众，以便统一思想，提高认识，推动工作？是希望解决某个具体问题，还是仅仅提供一点情况？这些都要事先弄明确。因为不同的目的，不同的应用范围，在使用材料、阐述问题方面是大不相同的。只有目的明确了，主题的提炼，材料的使用，才有所遵循，写起来才能不走或少走弯路。如果目的不明确，偏离了写作的主旨，就可能出现成文后推倒重来的后果。有些文件，如，一开始调查，目的就很明确，但在调查研究到一定程度，起草报告之前，还必须回过头来重新研究一下调查的目的。因为情况是不断变化的，调查前对于调查目的的某些想法，在调查过程中也会有所变化。因此，下笔前，研究一下调查报告的目的性是十分必要的。确定文件主旨的依据之一，是它针对什么问题讲的，即文件的针对性。肯定什么，否定什么，肯定时有哪些理由，否定时依据又是什么，充分不充分，哪些问题是明确的，哪些还不明确，等等，都需要进一步分析研究。只有主题明确，观点鲜明，才能在安排结构、选择材料时取舍有据，详略适当，写起来才更顺手。
思想观点的准备。不仅仅是执笔者自己分析研究，深入思考，还要注意听取多方面的意见。对所写的文件，领导同志有什么指示，参与研究的同志有什么深刻的见解或不同的看法，群众有什么希望和要求，都要认真听取、研究。领导同志一般来说对党的方针政策了解得多一些，透一些，对全局性的问题观察得也比较敏锐。他们的意见应当是更全面、更深刻，动笔前必须了解他们对文件的想法和对一些问题的看法，把握住他们意见的主旨。这里也包括中央有关文件和领导讲话在内。这叫吃透上头。干部群众直接接触实际，应当充分听取他们的意见，他们的某些想法、希望和要求，努力摸准他们的思想脉搏，这叫吃透下头。吃透这两头，写出的文件就有可能更有针对性，从而也会更有指导意义，更能解决实际问题。一般说来，在政治生活正常的情况下，领导和群众的愿望是共同的，意见也多是一致的；但由于他们的地位不同，看问题的角度不同，也常有不一致的地方。这时候文件的作者就应该运用马列主义、毛泽东思想的武器，认真分析研究，用正确的观点，把两者统一起来。至于起草的同志在讨论中的不同意见，要尽可能取得一致。执笔的同志，要十分注意那些见解较深的意见，吸收讨论中的最佳成果。这样上下结合，集思广益，就可能把文件写得更全面，更深刻，更有思想性，更具有实际意义。
思路格局的准备。有了材料，又有了明确的主题思想，就应当考虑这些材料和观点如何围绕主题安排布局，有一个清楚的思路。一篇文章分几个部分，每个部分包括哪些内容，先写什么，后写什么，哪些内容为主，哪些为辅，使用哪些材料，哪些该详，哪些该略，如何突出重点，上下左右如何连接等等都要想好。最好先写个提纲，有了提纲就象盖房子有了草图，有助于动笔写作时掌握全局，避免丢三拉四，前后重复，本末倒置。这样，既可提高写作质量，也可加快写作速度。老舍先生在谈他的写作经验时曾说:尽管我们只要写二、三千字，也需先写出个提纲，安排好第一段说什么，第二段说什么有了提纲，心里就有了底，写起来就顺理成章；先麻烦点，后来可某某事。克鲁普斯卡娅在回忆列宁的写作情况时也说:他在写文章之前，通常是先写好提纲，从这个提纲可以追溯伊里奇的整个思想过程，有许多文章，伊里奇把提纲改了两、三遍。当然，不同的文体，不同的情况，在写提纲时，也有粗细之分。一些大型的、总结报告、、法规条例等，由于文章较长，头绪较多，就应有较详细的纲目。除了大的格局、层次以外，每个层次的主要观点和材料都应列出来。一些小型的文件，比如等等，提纲可粗一些，有个大架子就行。还有一些要求急、容量小的文件，象简报、通知等等，下笔前有个腹稿也就可以了。提纲如何写，并没有一定之规，可按文章长短、每个人的写作习惯、写作前对观点材料的熟练程度不同来确定。
以上三方面的准备，互相关联，缺一不可，又往往是同时进行的。搜集整理材料、挑选典型过程，也是综合归纳、提炼主题的过程。这些工作做完了，腹稿或者提纲也就有谱了。机关应用文能不能写好，与这三方面准备得充分不充分关系极大。
第二节 机关应用文的起草
明确了写作目的，有了一定的素材，确定了主题思想，构思了一个大纲，就可以动手起草了。
在机关工作中，起草文件的任务有一人担负的，也有成立起草小组的。是成立起草小组还是由一人担负，主要取决于文件的重要程度和机关的干部条件。一般来讲，高级领导机关起草大型报告，包括重要和总结报告等，往往是打团体战，由有关人员组成起草小组。一些小型公文，比如简报、通知等，或者基层单位的文件，则多是由一个同志负责起草。但不论一个人起草还是起草小组起草，在文件的草创时，必须注意以下几个问题。
一是必须坚定不移地按照主题去组织文章。写作提纲就是按主题而设想的思路，一般来说，如果提纲比较成熟，设想的文章脉络比较清楚，写起来也顺当，那就按提纲写下去。但是在写作中经常碰到原先设计的提纲并不完善，有漏洞，或思路不畅，需要调整、充实，甚至推倒重来，这是在写作实践中思想进一步深化的结果。但恰恰是在这个时候，要注意紧扣主题去变动。因为人们的思想一进入落笔的阶段，就更加活跃，有些原先并未重视的材料这时闪现出来，有了新的认识。有些原来若隐若现的观点，这时也明晰起来，需要进一步加强和发挥。思考提纲时并未涉及的以往工作中的某些材料和观点的积累，这时也调动起来，呼唤出来，需要选择、利用。这些情况说明，写作中的主观因素逐步加大，文思常常象喷泉—样涌现出来，这是一个主观和客观、愿望和需要在笔者头脑中相互撞击、产生矛盾的时刻，也是主观意图最容易否定客观事实，笔者的愿望最容易超越客观需要的时刻。应当说，这种状况的出现，对笔者是很可贵的。一些新鲜的观点，深刻的思想，精采的语言，往往也在这个时候流入笔下。这时候就要十分注意把热情和冷静结合起来，象蜘蛛织网那样，按一定的图案，把自然吐出来的丝摆在一定位置，按照原先的写作意图决定取舍。如果不加以疏导、规范，听任思想奔流，就有脱离主题的危险。即使有的并未脱离主题，但由于某一部分写得过细，分量过重，也会产生冲淡主题的效果。法国著名雕塑家罗丹花费整整七年时间创作了巴尔扎克的塑像，但当他的一个学生说，从来也没有见过这么奇妙而完美的手时，他却毅然操起身边的斧子，把塑像的双手砍掉了。为此，他解释说:这双手太突出了！记住:一件真正完美的艺术品，没有任何一部分是比整体更重要的。艺术作品如此，机关应用文的写作也不例外。作者一定要克服主观随意性，在提纲的变动中，只能使主题深化而不能变更。
脱离主题的问题，在单人起草文件时，还比较容易避免，而在多人共同起草文件时，解决起来就难得多。这里的关键是要经过充分讨论研究，使每一个参与起草者对文件的主旨都十分明确，对提纲中每一部分的作用都有清楚的认识。而且在这个群体中必须确定一人为总统，最后由他来统筹安排全文，有了矛盾由他决定取舍。对总统来说，除心有主旨以外，还得胸有全局，对各个部分的重点必须清楚明白，这是使文章不脱离主题的关键。这个任务一般都是由水平较高的同志来承担。对于其它同志来说，必须明确自己负责起草的部分在全文中的地位与作用。通常最容易出现的问题是，有些同志写起来总想加大他那一部分的份量，有时甚至随意发挥，把自认为的新鲜观点、深刻见解、典型材料硬塞进去，自觉不自觉地脱离了主题。有的对紧扣主题的思想材料不去下功夫挖掘，而与主题关系不大的，他感兴趣的思想材料却大写特写，其结是次要的掩盖了主要的。这是集体写作中的分散主义。
容易脱离主题的另一种情况是执笔人缺乏主心骨。在起草过程中听到一点新精神，领导的某次讲话，顶头上司的一些议论，或看到中央的某个文件，就想紧跟，把与主题无关的内容硬塞进自己起草的文件中，因而冲淡了主题，这是一种唯上不唯实，处处跟风的思想毛病。对新精神应作具体分析，如果它与自己所草拟的文件有关，而且是正确、深刻、贴切的，吸收进来确实能增强文稿的深度和色彩，就应采纳。如果与主题无关，不论哪个文件，都可置之不顾。
二是要尽可能把与主题有关的观点和材料写进去。机关应用文，特别是比较重要的文件，多是集体创作。有的要反复研究，多次修改，才能定稿。因此除一些小型文件外，对初稿并不要求写成完美无缺的成品，而是希望在不脱离主题的前提下，尽可能把所掌握的材料、观点写进去，把各个方面考虑到，并在结构上安排好。修改，最怕内容不充实，缺乏深刻、生动的典型材料，主要部分空洞单调，观点缺乏坚实的依据，没有充分说服力的初稿；而欢迎基础素材丰富，思想观点明确的初稿。因为有了众多的典型材料，又用观点串了起来，修改就容易得多，最起码是有了修改的基础，只要再进一步综合归纳、删繁就简，就可出成品。如果没有充实的内容，还得进一步搜集补充材料，这就要困难得多。有时在搜集材料的过程中，某些思想有了深化，原先起草的初稿还得推倒重来。
有的同志担心素材多了，文稿会哆嗦冗长，因此尽量少写情节，少用事例，这种担心是可以理解的。现在，不少同志写文章一下笔就洋洋洒洒，不顾实际需要，尽力拉长篇幅，因此长而空、长而乱的文稿比比皆是，使人感到厌倦。但如果内容充实，能解决实际问题，即便文章长一点，人们也是爱读的。象全国党代表会议通过的中共中央关于制定国民经济和社会发展第七个五年计划的建议，两万三千多字，六大部分，七十条，人们并不嫌长。相反，某些空洞的短文，也并不因为它短，人们就爱看。文章的好坏，不在长短，而在内容。即使是内容充实，也要根据需要能短则短，这一点应当在起草初稿时就十分注意，把那些与主题无关或关系不大的内容排除在外，把一些重复的事例筛选归并。但这并不是说，不允许多写一点从不同侧面说明主题的观点和事例，只要不重复，尽可能从不同角度用事实说明问题，正是机关应用文求之不得的。特别是初稿材料尽量多一些，尽可能从各个不同角度去论证主题，即使文字长一些也无关紧要。如果修改时感觉太长，删掉就是了。
有的只负责起草文件某一部分的同志，担心使用材料多了会超过一定篇幅限度，喧宾夺主。如果随心所欲不顾需要，想什么就写什么，当然是集体写作中所忌讳的。但如果自己负责的一部分，内容丰富，紧扣主题而又互不重复的典型材料较多，那就应当尽可能写下来，应当是越充实越好。如果因为这一部分比较充实有说服力，而喧宾夺主，最好的办法不是象罗丹那样把巴尔扎克塑像的完美的手砍掉，而是使其它部分也充实起来，这样就把喧宾夺主变成了众星捧月，使主题更突出，文件更服人。
有的同志对一些社会上流行过的典型事件和一些背景情况，总以为自己知道别人也一定知道，常常写得很简单，甚至一笔带过，使人看了往往不能立即理解。这是因为对读者的需要不了解。因此，该说的一定要说清楚，说充分，特别是读者不熟悉的背景情况，一定要交代明白。
尽可能把与主题有关的材料写进初稿，并不是说自己所掌握的材料不需要选择，不需要压缩，不需要改进，统统原封不动地编排进文稿中，更不是说只要与主题有关，不问典型与否，不管篇幅多长，都应写进去。而是说，在特定的体例和要求下，在有限的篇幅内，尽可能多用一点典型材料。这样做对修改有好处，即使长一点也是利大于弊。
三是初稿最好一气呵成。每个人的写作习惯不同，有人喜欢字斟句酌，从头到尾一步步写下来，初稿出来就差不多了。有人则比较粗放，一落笔就不愿打住，总是尽快搞出草稿，然后再修改。还有的作者把篇幅较长的文稿分成几部分，哪一部分成熟就写哪一部分，然后凑成一篇。很难说哪一种办法就绝对的好。每个人都可根据自己的习惯和所写文件的特点去做，但就多数情况来说，初稿最好一气呵成。一气呵成既可争取时间，给修改审定在时限上留了余地，又使文章有可能通达顺畅，首尾一气。对起草者来说，一旦草稿完成，就有一种放下重负的轻松感，导致心理的稳定和精神的愉悦，可以进一步激发写作欲望，增强把文件修改得更好的信心。与此相反，如果提起笔来，在某些字句和个别材料上，前思后虑左顾右盼，过多地费功夫推敲斟酌，就有可能截断已经理顺了的文思，让某些完全可以超越的小型障碍绊住了进军的步伐，最后拖延了时间，扰乱了文气，因小失大。鲁迅就不赞成十步九回头的写法，他在致叶紫的信中说:十步九回头的法，是很不对的，这就是在不断的不相信自己——结果一定做不成。以后应该立定格局之后，一直写下去，不管修辞，也不要回头看，在创作的途中，一面炼字，真要把感兴打断的，我翻译时，倘想不到适当的字，就把这字空起来，仍旧译下去，这字待稍暇时再想。否则，能因为一字，停到大半天。
有的同志写文件，总希望一次成功，这种想法是好的，对少数写作经验丰富而所写的又是小型的类似通知等文件，也不是不能做到的。但是，对多数文件来说，一稿成功的情况是极少的。希望一稿成功就必须字斟句酌，其结果往往不是快而是慢了，也容易出现纰漏。特别是一些大型的重要的文稿，初稿就想很完善是难以做到的，如果一气呵成，即便是粗糙一些甚至有这样那样的不足，只要不离主题，所掌握的材料和观点也写进去了，就可起到失小得大、事半功倍的作用，在全局上就争取了主动。因为初稿的任务并不是提供完美无缺的成品，而是给进一步充实提高打下一个较好的基础。当然作为起草者，不论是单独执笔还是合作草拟，都应全力以赴，以高度负责的精神，尽量把交给自己的任务完成得好一些。
要做到初稿的一气呵成，最重要的是事前的充分酝酿，力争使观点材料烂熟于心，融汇贯通，同时要排除一切干扰，静下心来。如果遇到重大障碍需要翻阅某些资料或找人请教时，也要紧扣问题，不要被资料中某些新奇的但与需要无关的内容迷住，分散了精力。在向一些同志请教时，也要避免东拉西扯，尽可能引导对方和你共同思索解决难题，边议边构思边联句，议完了，这一段也等于写完了。
第三节 机关应用文的修改(一)
刀不磨不快，文章不改不好。写文章不易，改文章更难。观点的深化，结构的紧凑，语言的精粹，往往依靠修改。保尔?拉法格在回忆马克思一文中说:马克思决不出版一本没有经他仔细加工和认真琢磨的作品。他不能忍受把未成的东西公之大众的这种思想。毛泽东同志曾多次批评一些人写文章不做认真修改的草率作风，他说:文章写好之后，也不多看几遍，象洗脸之后再照照镜子一样，就马马虎虎地发表出来。其结果‘下笔千言，离题万里’，仿佛象个才子，实则到处害人。鲁迅在答北斗杂志社问一文中写到:写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。唐代欧阳修到了晚年还孜孜不倦地修改自己的著作，他妻子和他开玩笑说，你是不是怕先生责怪呢？他回答说非谓先生嗔，畏后生耳。宋人朱弁在曲洧旧闻中说到欧阳修写文章时说:读欧公文，疑其随意写出，不假斫削功夫；及见其草，修饰之后，与始落笔，有十不存五六者，乃知文章全藉改窜也。有的同志在谈写文件的体会时说:文件是在准备好材料后，想出来的，写出来的，改出来的。这确是经验之谈。可见修改润色，是写文章的一种必不可少的重要环节。因为无论任何作者，不管他写作经验如何丰富，才思如何敏捷，写作中总有思虑不周、疏漏失误之处。特别是初稿，绝大多数只能说是毛坯，必须进一步精雕细刻才能成章。机关应用文，由于它具有强烈的政治性，实用性，就更应该重视修改这一环节。
机关应用文的修改，主要是改立意、改观点、改材料、改结构、改语言。
一是立意要明确。就是说，文稿要说明和解决的问题是否清楚。如果中心不突出，目的不明确，提出解决问题而没有措施，让人看了不得要领，那就说明这个文稿还远不成熟，还需要进一步研究，动较大的手术。这方面常见的毛病是:
(1)文稿缺乏针对性。有的材料比较丰富，但缺乏分析研究，提炼概括，没有形成明确的贯穿全文的主题思想。其原因除缺乏写作经验外，主要是对文稿要着重解决什么问题没有形成明确的概念。
(2)主次不分。什么问题都想解决，结果在有限的篇幅内，什么都不突出或说不充分。这就应当根据不同要求，不同体裁特点，删节次要部分，留下主要部分。当然，经过大刀阔斧删改后，主题也就突出了。
(3)基础材料不足。主题思想不是从大量情况中概括出来的，而是作者根据道听途说或一鳞半爪的情况得出的结论。有的甚至是作者主观想象然后找了一些例证。有的则是材料不典型，缺乏说服力。这一类文稿，必须在材料的增、删、换和详略剪裁上下功夫，务必使材料充分表现主题而又扎实可靠，必要时应重新组织撰写。
(4)缺乏科学的分析。对具体事例分析不够，该详写的没有详写，该简略的没有简略，往往是事例自成体系，看起来很完整，但没有紧扣要论证的观点，没有以观点为中心使用材料，所以观点不突出，不鲜明，特别是对某些有争议的观点，作者主张什么，反对什么，必须有针对性地加以论证。如果只提出问题，不分析不解决问题，或者论述没有说服力，没有解决问题的办法措施，读者就会对文稿的基本观点产生怀疑。这就需要站在更高的角度上，对表达主题的观点和材料进行深入开掘。要十分注意，这种深入开掘，是有根据的分析提高，而不是任意拔高。
二是观点要正确。就是说在基本理论上站得住，符合客观实际，没有片面性。思想观点是文稿的灵魂，观点站不住脚，整个文稿就失去了它存在的意义。因此要以极大的注意力反复推敲，自觉地设置对立面，务必做到持之有故，言之成理，立论有据，辩驳不倒。
(1)要注意文稿的基本观点，特别是表达主题思想的观点，是否符合马列主义的基本原则，有没有违背辩证唯物主义的地方，象、、一类，对其基本观点更要严格把关，切忌片面性、绝对化，强调了一面，否定了另一面。比如，在总结工作时，讲成绩，常常容易肯定一切，说得尽善尽美。在批评别人时，又常夸大其词，把人家说得一无是处，否定一切。提倡民主时，往往忽视集中，甚至否定了党的领导。强调自由时，又否定了纪律，否定了四项基本原则。当前，在有关经济体制改革的文件中，经常出现提倡搞活经济时，忽视宏观控制；论述某地场调节时，又全盘否定计划的必要性；不顾时间、地点、条件，一讲搞活就要求彻底放开；在强调思想政治工作时，往往说成精神万能；而讲物质鼓励时，又变成钱能通神，等等。特别是结论性观点，既要明确又要全面，要掌握好分寸，尽可能做到恰如其分。
(2)还要注意文稿的基本精神和各项措施，同党和国家的基本方针、政策、法令一致，同上级机关、平行机关、本部门的规定没有矛盾。如有违背党和国家的方针、政策、法令的必须改过来，否则和中央在政治上保持一致就是空话。至于和上级机关、平行机关、本部门的规定不一致，除专门否定或发展这些规定的文件外，也要使之一致起来，否则，会给工作造成矛盾，带来混乱。这方面特别要注意的是法规性文件。在现实生活中，两个规定互相打架的事是常常可以见到的。特别是不同部门之间，一要放，一要收，弄得有关方面无所适从。其原因，除了部门之间利害不一致外，就是文稿撰写者事先对情况了解不够，和有关单位没有通气、协调。违反法律甚至违反宪法的文件、告示也时有所见。比如，选举法规定，政府部门的某些负责人有的要人民代表大会或它的常委会批准，而我们有些单位，在有关干部的任免时，只写党内决定，而不写尚须人大常委会批准，甚至匆匆宣布，造成不良影响。法规定，违反国家利益或社会公共利益的经济合同无效。而不少经济合同的条款中出现只对合同双方有利，但却损害国家或集体利益的内容，如类似买卖或变相买卖属于国有的土地等。刑法第一百三十一条规定:保护公民的人身权利、民主权利和其它权利，不受任何人、任何机关非法侵犯。合同法规定:订立经济合同，必须遵守国家的法律。但有一份承包集体山林的合同，却写了不准人畜进山，电枪打人概不负责的条款，结果发生了电枪打死人的事件，承包山林者犯了过失伤害致人死亡罪，被判了徒刑。
(3)文稿本身的观点要始终如一，不能有自相矛盾的地方。如果一份文件本身的观点就很混乱，甚至自打嘴巴，印发后就根本无法执行，还会给工作造成混乱。这方面常见的情况是，两个矛盾的观点在同一份文稿中都被肯定；某个论点前面肯定，后面又被否定；要肯定的观点材料不充分，没有足以服人的例证和论述，而与此相对立的观点却写得十分生动具体，事实上压倒了正面的内容，客观上形成反宾为主的局面，造成了对该肯定观点的否定。还有证明观点的事例之间有矛盾，统计口径不一致，前面用工农业总产值，后面用社会总产值，前面讲全某地，后面又变成某个区等等。
有的文稿内容本身没有矛盾，但由于某些话或例证在当时的环境条件下，会产生副作用，也要注意改过来，否则主观意图和客观效果会背道而驰。比如，有的文件为了说明一九八五年上半年的大好经济形势，举了利用外资和技术引进的例子，说明半年使用外汇超过前六年的总和。这个事实没有出入，意图也是好的，但结果却给人造成外汇储备大幅度下降的印象。引起一些人不必要的顾虑。
三是材料要可靠。也就是说文稿的情节、事例是否符合实际。审查情节、事例是否真实，首先是看例证和情节的来路是否清楚，是撰写者亲自调查的？还是从别的文件上摘引的？如果是从文件资料抄来的，要看是正式文件还是一般资料。正式文件一般说来内容都是经过反复核定的，但一般资料则不能轻信，最好再核实一下。其次看情节、例证是否符合生活逻辑。经常出现的问题是:有的情节与时间不协调，比如，让六十年代的青年上山下乡时高喊振兴中华的，说五十年代某领导干部就强调发展第三产业等。有的是人物的行动与他的思想状况不一致。比如说某某地蔬菜供应紧张，一些个体户自动降价销售，鸡蛋供不应求时，农民自觉地为城某地居民着想，主动用卡车往城内送蛋等。笼统地把个体户和农民的觉悟说得那么高，显然是不符合实际的。再次是看人名、地名、单位名称是否确凿无疑，特别是文件中要肯定或否定的单位和个人，不仅要注意情节是否可靠，还要从总体上分析，肯定或否定这些单位是否妥当，要尽量避免知其一不知其二，只见局部不见全体的毛病。
在情节事例上修改的原则是，把那些基本可靠但不完善的情节事例加以调整补充，把凡是没有把握而又限于时间和条件难以核实的，宁可更换或删掉，也不要凑合，敷衍塞责。否则一旦成文，会造成不良后果。某些文件因事实有误或事例使用不当而打官司、扯皮的事时有所见，既影响了团结，也浪费了双方的时间、精力，给工作造成不应有的损失。
第四节 机关应用文的审定
机关应用文经过认真修改，撰写者和有关方面已经大体满意，应当说写作的任务已经基本完成，但不能说文件已经最后形成。形成文件还有一个程序，就是审查定稿。文稿只有经有关领导审定签字同意后，才能付印、发送。这是保证文件质量的最后一关。这一关把得好，不仅可以进一步避免文件的差错，有时还是文件质量的一次再提高。
对审定者来说。如何才能把好这最后一关呢？首先应有对党对人民高度负责的精神，一丝不苟地加以审核，不放过任何细微末节，尽量努力做到万无一失。这对于领导同志来说，应当是不成问题的。但光有认真负责的态度还不行，还必须掌握审核的方法。机关应用文的审定，从内容上讲，主要是把好三关。
一是政治关。要再一次推敲文件中的思想观点是否符合马克思主义的基本原理，是否符合党的方针和基本政策。因为领导同志一般来说比作者站得更高，看得更全面、更深入，了解的情况也更多一些。应该从更高的角度上去发现问题，纠正偏颇。特别是对一些政治问题的提法，一定要和党中央保持一致，把一些不符合党的路线、方针、政策的观点和提法纠正过来。