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认真研究公文写作的接受心理

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    公文作为一定意义上的社会交际和公共关系的一种重要工具和手段,它的作用要得以实现,必然涉及到交际的双方即言者(写作主体)和受者(写作受体)。公文的写作,目的是给对方(即接受对象)看的,写作效益的体现,关键还在于接受对象(即受文对象)对所收到的公文的理解、认可、办理程度和执行情况。正因为如此,写作公文一定要充分考虑读者,注意研究读者(即受文对象、接受对象)的接受心理,以增强文章的针对性、可读性、可受性,增强文章的执行承办效益。而公文写作中的这一重要的也是基本的课题,却长期未引起大家的重视,这不能说不是极大的疏忽和遗憾。

    公文的读者不同于文艺作品、新闻文章读者有随意性,它的读者有明确的限定性,往往有特定的受文对象,不是谁都可以看,或者谁都必须看的。这种读者的限定性,使公文写作者事先就能明白文章是写给什么人看的,就有可能考虑到怎么写才能更符合受文对象的口胃和接受心理,更注重文章的实用性。可见,读者的限定性这一特点,为公文写作也提供了一定的方便。

    在强调读者有限定性特点的同时,还要注意到读者的变化性。公文受文对象的接受心理,也要受内因外因的驱使而发生变化。一方面,社会政治变革、经济发展这些外因,会使受文对象的接受心理随着时代的变化发展而发生变化,这是境(心境)随时迁。假如有人现在写文章还用文革手法和语言,那只会授人以笑柄。另一方面,年龄差异、文化层次的区别等等内因,也会使受文对象的接受心理随不同语言环景而有所不同,这则是因人而异。例如写给群众看的通告要通俗易懂,而写给教师的宜典雅古朴,不能失体失格。

    从当今我国经济和社会发展的时代特征出发,从各级各类各方面接受对象的实际状况考虑,公文写作时,要着重考虑受文对象以下各种接受心理。

    (-)求实心理

    实事求是,一切从实际出发,是辩证唯物主义的根本要求,是党的思想路线和优良传统,也是接受对象(无论领导还是群众)的衷心愿望和迫切要求。事实胜于雄辩,公文的事实、理论越真实,就越可信,就越能说服,教育、鼓动或指挥受文对象去照(文)章办事。公文受文对象的这种求实心理,是社会主义祖国人民群众主人翁地位所决定的。随着人民群众民主意识、参政议政意识的增强,他们迫切地要了解各级领导、各个方面的真实意图、真实情况,以认清形势,行使自己的职责和权利。

    此外,这也是历史的经验教训所激发出的一种心理。大跃进、文革的历史教训,现实生活中少数公文的浮夸虚假之风,这些不实事求是的文风、作风,已使有的领导和少数公文失信于民。长期的积淀,使人们形成了一种一朝被蛇咬,十年怕井绳的泛化心理。要消除这种不良影响,也要求公文说真话,写实情,求实效,不搞浮夸虚假,不搞花架子,不做表面文章,真正取信于民。

    在公文写作中务求实际,除按前面讲到的要求内容的绝对真实、本质真实之外,还要注意把握平衡的手法。即在突出讲某一个主要因素时,还要顾及到其它因素,特别是相反的因素;在强调某一方面的主要意见时,还要注意到其它意见,特别是不同的意见。要寓倾向性于平衡性之中。不注意这一点,过分强调一个因素、一种意见、一方面观点,极有可能出现片面性和绝对化,不能全面、准确地反映出当今复杂的公务活动、社会事物等系统工程的客观全貌,甚至可能给更大的系统工程输去误导信息。例如有的单位写文章讲先进、成绩时,总是笔下生花,说过头活,报假数字,不讲实际,不留余地,以致上报的报告或者总结,竟不敢同本单位群众见面,怕露了马脚。这种误国误民的文风,必须坚决制止。而我们党中央领导同志和不少各级领导同志的报告、讲话和文章中,在充分肯定改革开放的巨大成绩的同时,也常常非常深刻、尖锐地说明困难和问题的严重性。这种实事求是之风自然会得到广大干部、群众的充分理解和信任。

    (二)求新心理

    江盈科曾在蔽箧集序中说道:新者见嗜,旧者见厌,物之恒理,新则人争嗜之,旧则人争厌之。喜新厌旧,人之常情。观点、内容陈旧的文章,是不能激起读者的阅读兴趣的,公文写作也同样如此。那种一个典型材料反复用、变换角度经常用,改换包装新瓶子装旧酒的写法,那种从别人的文章中找点子,从下面的材料中找例子,东拼西凑成稿子的做法,那种下面写文章抄上级的,上级抄中央的,层层照抄照转的办文方式,显然都背离了工作实际,也不能满足受文对象的求新心理,那种公文只会成废纸一堆。

    事实上,我国改革开放的形势和发展变化是日新月异的,许多新情况有待去研究,许多新问题有待去发现,许多新矛盾有待去解决,许多新事物有待去认识,许多新人物有待去表彰,许多新经验有待去总结,许多新气象有待去宣传,许多新理论有待去探讨。公文要力求出新,尽可能给受文对象提供他们欲知而未知的这些新信息。现实生活中、公务活动中,领导和群众所关注的热点、焦点问题,正是公文所要反映、介绍的热点信息、新信息。公文写作要力求想领导和群众所想,急领导和群众所急,写领导和群众所需,不说套话、空话,自然就会受到大家的欢迎。

    不但内容要新,为适应信息社会、高科技时代人们观念和能力的变化,公文的写作形式、语言、角度、技巧,都要既遵循规范,又不断创新,才可能适应社会的发展变化。同是一年一度的国务院总理作的政府,其内容、观点、写法、语言却年年有新意,都给人大代表和全国人民以耳目一新之感,成为推动社会主义事业前进的纲领性文件。而有些单位的年终总结,年复一年,框架、观点依旧,只是数据、时间不同,给人以似曾相识、千部一腔的陈旧感,这种文章的效果自然可想而知了。

    (三)求尊心理

    随着社会的发展,人的主体意识的增强,处于社会关系中各种地位的人,都越来越需要别人和社会的尊重。需要尊重,这是人们高层次的心理需要。需要争取受文对象理解、认同、支持、办理的公文,首先必须对受文对象给予必要的尊重,满足其求尊心理,才能取得受文对象的支持与合作。

    从另一个角度讲,作为公共关系和协调的重要工具、手段、渠道之一的公文,也只有对有关的社会组织或者公众以必要的尊重,才能树立起本组织的良好形象,实现其公关和协调的目的。

    明白了这一点,就不难懂得为什么绿的大地,美的心灵——请勿入内、翠竹千竿,请勿刻划、杜鹃居山久,春萌夏盛开,劝君莫采折,美从自然来等标语,比不准进入草坪、不准刻划、不准攀折之类标语为好;为什么国防部发言人在接受国外、境外记者善意或恶意的提问后的结束讲话中,会极有分寸地说道感谢大家对中国国防的感兴趣,而使人无可挑剔了。

    对受文对象的尊重,要得体适度。尊重上级而不要有阿谀奉迎之词;尊重下级和群众,而又要不失身分;尊重兄弟单位而又不要有恃强凌弱之感;尊重外宾或境外组织机构,而又不失国格人格。就是与对手和敌人的公文往来,既要坚持原则,针锋相对,又适当运用文明礼貌的策略,行文做到有理、有节、有利。

    对受文对象的尊重,要在行文内容、语言、形式等各方面表现出来。例如模糊语言的巧妙运用,某些公文如信函的格式变化,都会体现出不同程度的尊重。

    (四)求近心理

    这是交际、传播学中的距离论在公文写作中的体现。受文对象出于正常的功利目的,总要求公文内容与他们的工作和生活更贴近,不大想看那种隔山放炮、不着边际的文章。都希望公文讲出大家的心里话、,身边事,写大家关注的热点、焦点问题。希望文中有我,我中有文,即文章中写出了我们想做的事、想说的话,而我们想到的文章中也写到了。这也就是通常说的想群众所想,急群众所急,办群众所需。

    受文对象这种求近心理,要求公文与他们在时间、空间、情感上都尽可能接近,即做到事近、理近、情近、心近。这也是情感因素在公文写作中的体现。

    为满足受文对象的这种心理,我们在写作公文时,就要从实际出发,注意针对性、及时性和实效性。而语言的运用,要尽可能注意生动性、群众性和适当的幽默感(这当然要因文制宜),以增强文章的可读性。

    例如四川省及广元市有关领导机关发出决定,号召广大党员干部远学孔繁森,近学马生贵,使大家从身边的基层领导干部身上体会到一种可敬可亲的认同感,体会到学习英雄模范人物的必要和可能性。李燕杰在对少管所的少年犯作报告时,称他们为触犯了国家法律的年轻朋友们,一下子就把少年犯听众的心理拉近了,其教育效果是相当突出的。

    (五)求简心理

    当今社会已进入信息社会,社会变动加剧,人们生活节奏加快,大家越来越重视时间的经济效益和社会效益。人们都希望办事由繁变简,办事需要的时间由长变短,希望讲求效率。随着干部、职工队伍的年轻化、知识化,这种求简心理反映更为突出。大家都不希望开马拉松式的长会,听言之无物、套话连篇、口是心非的长篇报告,看又长又臭的懒婆娘裹脚布似的文章,而希望开短会,说短话,写短文。

    公文写作要适应这种要求,就必须克服形式主义、文读主义,没有必要就不行文,必须行文时尽可能写短些。要实话实说,长话短说,尽力摒弃废话、空话、套话。不写长而空的文章,写短而精的文章,给受文对象提供尽可能多的实信息,而不要那些言之无物的空信息。有的人认为文章写得越长越有政绩,越有水平,这是一种误解。其实,把文章写短,对作者提出了更高的要求。公文撰写者要努力提高思维能力和表达能力,起草文稿力求言简意赅,开门见山,意尽言止,竭力删去可有可无的内容和语句,做到篇无赘句,句无赘字。而在制发公文时,公文格式也要既规范又简明,不要无实际意义和用途的空信息。总之,要做到简短、简明、简洁。

    (六)求知心理

    求知心理就是人们常说的求知欲。它是人们力求认识世界,渴望获得文化、科学知识和不断探索真理而带有情绪色彩的意向活动。求知需要,是高层次的需要。在当今社会,随着文化、科学的发展加剧,人类知识更新速度的加快,人民群众特别是机关、单位、团体职工队伍的知识化、年轻化,大家为适应在社会的生存与发展,更渴望从各种渠道了解、学习新知识。公文这一实施领导和管理职能的重要工具,当然也应担负起传播新知识的重任,以满足受文对象的这种需求。它必须尽可能给受文对象提供一些新内容、新观点、新知识、新信息,而不能重弹陈词烂调,不能再写得不深不透,言之无物,也不能以艰深文浅陋,故作高雅。

    (七)求利心理

    追求最大利益、最大效益,是社会主义市场经济条件下办事的基本准则,也是各类机关单位制发公文的目的。这种利益,涉及到有关机关、单位、群体的权、责、利,涉及到各方的社会利益、经济利益。制发公文时,从实际出发,不能不考虑到受文对象和有关各方面的切身利益和长远利益。一定要顾全大局,兼顾各方,充分考虑到国家、部门、集体、群众、个人各方面的实际利益。例如某地要出台有关招商引资政策的文件,要与外地有关方面签定合作开发的,都要考虑到对方的求利心理,树立双赢观点,互利互惠。

    (八)求便心理

    中共中央关于构建社会主义和谐社会若干重大问题的决定指出,为人民服务是各级政府的神圣职责和全体公务员的基本准则。要建设服务型政府,强化社会管理和公共服务职能。建设公共服务型政府,是加强党的执政能力建设的重要任务,对于落实科学发展观、构建和谐社会、实现经济的长期稳定可持续发展具有重要的意义。党中央规定的社会主义公民道德建设规范中,把助人为乐列为社会公德规范,把服务群众列为职业道德规范。作为实施领导和管理、服务群众、服务社会重要工具的公文,当然应该处处体现便民思想,把服务、便民作为行政机关、领导部门行文的逻辑起点。这就要求我们在行文时,凡涉及到对利害方、利害人作出规定、规范、要求的,都要换位思考,设身处地为受文者着想,做到合法、合理、合情,想想他们能不能办到,怎么能尽快、便捷、顺利地办到,承办中可能遇到的困难和应对措施,以增强公文的认同感和亲和力。这样,公文的承办、执行效益会显著提高。

    总之,公文撰写者是否考虑和研究受文对象的上述接受心理,其写作效果是大不相同的。注意研究受体的接受心理,应引起公文作者和研究人员的高度重视。

    作者附记:本文选自叶黔达、柯世华现代公文写作技巧四川人民出版社xx年7月第1版,这次刊载时,又增加了求便心理一小节内容。本文有关内容先后被中国和平出版社xx年5月第2版申论(见第四章全章)和成都时代出版社xx年7月第1版申论(见第11页)照抄或摘录过。其实,他们至少应该是与作者打个招呼的。