应用文写作概述
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学习要求:
学习本章了解:应用文写作的概念、分类；应用文的作用和写作要求。
掌握:应用文的概念、特点；应用文写作的基本要素。
重点掌握:主旨、材料、结构的概念，写作要求；应用文开头、主体、结尾的写作方式;
叙述、说明、议论的表达方法；应用文的语言要求。
一、重难点内容提示
(一)应用文的概念、特点
应用文写作是研究应用文体写作规律和方法的一门学科，它具有系统的理论性和极强的实践性。
1。应用文是指国家机关、企事业单位、社会团体和个人在日常工作、生活中，为处理公私事务而常用的具有某种固定格式和直接应用价值的文体。
2。应用文的特点
（1）文体的实用性
实用性，是指应用文无论在处理公共事务还是私人事务中，都具有实际应用的价值。实用是应用文最重要的特点，文中不仅要摆出这个问题是什么，而且要明确提出解决这个问题的具体意见、办法，直接为解决现实问题而写。实用性是判断应用文好坏的价值尺度。
应用文的实用性还表现在写作的时效性上。延误时间，时过境迁，就失去它的实用价值。
（2）体式的规范性
应用文体式的规范性主要表现在两个方面:一是文种的规范，即办什么事用什么文种，有大体的规定，不能乱用。二是格式的规范，即每一文种在写法上有大体的格式规范，不能随意变更。
（3）内容的真实性
真实性是指内容的真实确凿，实事求是。应用文是管理工作的工具，要为解决现实问题，指导实际工作服务，因而它完全排斥虚构和杜撰，文中所写的数据、材料等，要真实、准确；所发布、传达的上级指示精神是确切，没有经过任何艺术加工，否则作者将承担一定的行政和法律责任。
（4）语言的简明性
简明性是指应用文在语言上尽量简洁、明确。应用文是办事的，简洁，才能提高办事效率；明确，才能保证工作质量。应用文要避免使用一些不切实际的形容词和不适宜的比拟、夸张等修辞方法。
（二）应用文的分类
1。公务文书
公务文书，简称公文。人们通常说的公务文书有广义和狭义两种理解。广义的公文指法定机关、社会团体、企事业单位在公务活动中形成的、具有规范格式的文书材料。其中包括行政公文、事务文书、各类专用文书等。狭义的公文，专指行政机关公文。行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，即国务院xx年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法中列出的十三种公文:命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
2。事务文书
事务文书是机关、团体、企事业单位为反映事实情况、解决问题、处理日常事务而普遍使用的文书，它具有很强的实用性、事务性和某种惯用格式。从广义上说，事务文书也是一种公务文书，目的是处理公务和传递信息，使用事务文书这一名称，是相对于正式公文而言的。如:计划、总结、、、简报、等。
3。专用文书
专用文书是指在一定的业务范围内，按照特殊需要而专门使用的文书。如:
（1）传播文书
（2）谋职文书
（3）经济文书
（4）法律文书
（5）科研文书
4。日常文书
日常文书是指机关、团体、企事业单位和个人在日常生活、工作和学习中所使用的，具有一定规范体式，能起交流思想、沟通感情、传递信息等作用的应用文书。如:书信、日记、条据、启事、对联、、、、、等。
（三）应用文的主旨
主旨指应用文的中心意思，是作者的意图、主张或看法在文中的体现。主旨也指应用文的行文目的、文本内容或对客观事物的态度等。主旨是应用文的灵魂，它决定着应用文质量的高低、价值的大小、社会作用的强弱。应用文的主旨与其它要素相比处在统帅的地位，材料的取舍、结构的安排、语言的运用、表达方式的选取都要围绕着它进行。对应用文主旨的要求是:正确、直露、单一。
（四）应用文的材料
应用文的材料是指撰写者为表现应用文主旨时所搜集、摄取或写入文之中的一系列事实、数据或论据。材料是应用文写作的基础。如果说主旨是应用文写作的灵魂，那么材料就是应用文的血肉。没有材料，主旨就不能确定。应用文的材料主要分为理论材料和事实材料两大部分。理论材料主要有方针、政策、各种法律法规及科学原理、定律、学说等；事实材料主要有事件与情况、实物与现象等。材料与写作休戚相关，应用文从搜集材料到文章定稿，实质上是一个搜集、分析、综合、选择、排列、组合材料的过程。对材料工作要抓好以下三个环节:
1.搜集材料
根据特定的写作目的，应用文搜集材料要做到丰厚典型。所谓丰厚，指力所能及，全面占有材料。所谓典型，指材料能够揭示事物的本质，代表事物的特征。丰富指的是材料的数量，典型指的是材料的质量，没有一定的数量，也无所谓质量。二者是辩证统一的。
应用文搜集材料的途径一般地说主要通过直接获取与间接获取两条途径。1、直接获取是指作者亲自从现实生活中获取。如运用观察、实地调查、访问、问卷、开调查会等方法直接搜集材料。2、间接获取是指作者通过某种传播媒介所获得的材料。如各种记录、报表、统计数字、报刊、书籍、部门或单位的档案等获取大量的间接材料。
2.分析材料
搜集到大量的材料，明确了写作的主旨，接下来就是分析材料的真伪。材料的真实是应用文写作的生命。分析材料的真伪主要从二个方面:一是分析材料的客观真实性。材料的客观真实是指作者不能根据需要随意编造，不能移花接木和虚构、夸张。二是分析材料的本质真实性。材料的本质真实是指现实社会中，有些偶然的个别现象，从局部看，它确实存在于客观实际，是真实的，但就整体而言，这些偶然的、个别的真实现象却不能反映事物的整体面目和内在本质。因此，在分析材料客观真实性的基础上，作者还必须分析材料的本质真实性，以便及时剔除那些不能反映事物本质真实的虚伪材料。分析材料的总原则是:去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里。
3.选择材料
选择材料是指在搜集和分析材料的基础上对具备候选资格的材料进行筛选取舍。经过分析的材料，并不能都写进应用文中去，还须按照一定的原则对其进行筛选。选择材料是分析材料的深化。应用文选择材料主要是根据主旨需要选择那些典型、真实、新颖的材料。所谓典型材料是指能够集中、深刻地表明事物的本质及共性，同时又带有鲜明的个性色彩，以一当十的材料。所谓真实性材料是指材料既是生活中客观存在的事实，又要能反映客观事物的本质和主流。新颖材料是指材料具有新鲜的意义，思想有一定的深度，同时又具有很强的感染力、吸引力。新颖材料有两种情况，一是这个材料是以前没有人用过的，二是以前虽有人用过，但我用时却发掘出新的含义。
（五）应用文的结构
应用文的结构是指应用文内部的组织构造，也是安排材料、谋篇布局的方式。结构是应用文的骨骼，材料是应用文的血肉，主旨是应用文的灵魂。没有骨骼血肉无所附，灵魂无所依，应用文的骨骼是否有机、和谐的统一成一个整体，直接影响到应用文的表达效果。应用文的结构与一般文章一样，包括开头和结尾，层次和段落，过渡和照应等，下面按开头、主体和结尾三个部分予以介绍:
1.开头
开头，是指文章从什么问题写起，从哪里下笔。由于写作内容、文种、目的等不同，应用文的开头方式常见的有:
（1）概述式
概述式是在开头部分用叙述的方法，概括地写出写作对象的基本情况、问题、或写出工作的基本过程。这种开头，多用于、简报、总结、会议记要等。
（2）目的式
目的式是开头就开宗明义，说明写文章的目的。这种开头常用于情况通报、通告、通知、意见等文种。
（3）根据式
根据式是根据法律、法令；文件精神，领导指示；或对方来文；或存在的问题，突发事件等行文。这多用于决定、调查报告、某地场预测报告、等
（4）提问式
提问式是开头就开门见山地提出问题，制造一个悬念，发人深思，然后引出正文。情况通报、调查报告、会议纪要、学术论文、新闻等，有时用这种方式开头。
（5）说明式
说明式是开头先对要写的对象的背景、情况做一些说明，在此基础上引出正文。这种开头多见于调查报告、新闻、通讯、广告等。
2.主体
主体是应用文的主干所在。在考虑这部分结构安排时，要根据行文的目的，紧紧扣住主旨，条理清晰地逐层展开述说，把有关事项的内容、情况、过程、要求、措施、办法、结果、成效、问题、经验、教训等叙述清楚。
应用文主体部分的写法没有固定的模式，可以灵活多变，量体裁衣。但也不是无规律可循，常见的结构方式有:
（1）时序式
时序式是按时间的推移或按事物发展演变的过程来安排结构。各层次之间为先后关系。总结、调查报告、情况通报等常用此种方式。
（2）递进式
递进式是指内容之间的意思一层进一层，层层推进其顺序不可颠倒。经济活动分析报告、意见、报告、议案等常用这种方式。
（3）总分式
总分式是总述与分述的层次关系。具体运用此方式时，可以是先总提，后分述的首括式安排，也可以是先从几个方面分述，最后总括的方式。简报、、总结、等常用这种方式。
（4）并列式
并列式是文章各层意思无主从关系，并列而有联系，共同表达主旨或论点。具体运用此方式时，可以是:(1)按空间的分布或场面的转换安排层次，如综合性简报、调查报告、情况通报等，常把不同地区、不同部门的动态情况，按同一主旨，采用并列结构方式进行综合报道。(2)按材料的性质归类安排层次，如经验类调查报告、总结、经济活动分析报告等，常按材料的性质分为几个层次。(3)按中心论点的若干侧面，提炼各个分论点，从不同的角度共同论证论点。学术论文等常用此方式。
3.结尾
结尾是文章的总收束。应用文常见的结尾方式有:
（1）总结式
总结式，是依据正文的中心内容，进行概括总结，作出结论，点明主旨，以加深人们对文章的印象。这多用于总结、调查报告、通报等。
（2）号召式
号召式，是在结尾处发出号召，号召人们行动起来去落实文中所提出的要求和任务。这多用于总结、决定、会议纪要等。
（3）说明式
说明式，主要是对主体部分的未尽事宜作一些补充说明，或者对与内容有关的问题做一些必要交代。这多用于公告、通报、通告、等。如本通告自公布之日起生效、这个通知精神，适用于政府机关和事业单位之类的结尾语句，都是对有关事项的补充说明。
（4）惯用式
惯用式多用于公文的结尾。其中包括上行文中的祈请式，如妥否，请审查批示、以上意见，如无不妥，请批转各地执行等带有祈请意思的语句，作为公文的结束语；还有下行文中期望式，如特此公告、希遵照执行、希参照执行等带有期望意思的惯用语句作结尾。
以上各种结构形式，在一篇应用文中可以采用一种，也可以以一种为主、其他几种并用。总之，结构的安排必须为主旨服务。力求在不变的结构形式中求变，在变化的结构形式中求稳。
（六）应用文的语言
写作应用文要从以下几个方面注意语言的表述。
1准确
准确是指用词要切合语体，语言要准确、连贯，逻辑性要强，造句要合乎语法。
2简炼
简炼是指语言的简洁和精炼，用最少的文字表达最丰富的内容。
3质朴
质朴，就是不用夸饰性语言，杜绝虚妄不实之词，保持写作的严肃性。
（七）应用文的表达方式
表达方式，是行文时对有关内容进行表达时所采用的表述角度与方法。应用文的表达方式通常只有:叙述、议论和说明。
1.叙述
叙述，是对人物的经历和事物发展变化的过程作出介绍和交代。这里介绍几种常用的叙述方法:
（1）概述、详述、散叙
概述就是概略叙述某一状况，某一过程的基本面貌，使读者能了解个概要，这种叙述方法在应用文中运用的最多。
详述就是详细叙述某事物的基本面貌或某一事件的具体过程，使读者有个细致的了解。如产品、等。
散叙是把许多不同时间、不同地点发生的事情，紧紧围绕着一个主旨，分別进行叙述。应用文中的散叙，多是把并列的几件事或者是几亇部门、单位、几个人的事情分别叙述出来。
（2）顺叙、插叙、倒叙
顺叙是完全按照时间先后或事情发生发展的过程来安排段落层次的一种写法。用这种方法，可以把事物发展的过程叙述得头尾清楚，层次分明。如情况通报、等。大体上是这种写法。
插叙是指在叙述主要事件的过程中，有时需暂时把叙述的线索中断一下，插进有关的另一件事的叙述，插叙部分完结后，再接上原来的线索继续进行的叙述。插述，有时是为了补充主要事件，有时是为了突出人物性格，有时是对某些问题作补充说明。如调查报告或某些叙述性的公文，在叙述到某一内容时，常插入对另一内容的叙述。插述可以补充材料，丰富内容，使文章更加充实。
倒叙是先写事情结局或事件的某一重要情节，然后再按事件的发生发展过程进行叙述。如总结、调查报告等，常常是先叙述成绩、结果，然后回头再叙述工作进展，过程及经验。用这种方法，可以强调结局，突出重点。
叙述是一种易学难工的表达方式。应用文的叙述一定要做到:一是条理清楚。应用文不是完整的记叙文，多数只是叙述一个情节，一个片断，一个过程，所以，线索不能繁杂，主线必须清楚，鲜明，叙述的人称也要注意。二是交代明白。叙述的目的，在于述说和交代文中基本内容。叙述的六要素不一定要在文章中一一写出来，但事情的来龙去脉一定要叙述
清楚，交代明白。三是详略得当。叙述要抓住重点，分清主次。凡是对表现主旨起重要作用的，就必须详写；凡与主旨关系不大的，就应略写。只有详略得当，文章的重点才会突出，主旨才能鲜明。
2.说明
说明，就是简明扼要地把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功能等解说清楚，或把人物的经历、特点等表述明白。应用文常用的说明方法有:
（1）定义和解释
定义说明，是指用简洁而明确的语言把事物的本质属性揭示出来，给人以清晰的概念。定义说明既能使人们对被说明的事物有一个明确的本质的了解。又能使人们把该事物与其它事物区别开来。
定义说明虽然能够比较科学地揭示事物的本质属性，但是由于它的概括性太强，比较抽象，对事物、现象的特点难以说得具体详尽，所以常常需要用解释来补充定义说明。
解释说明，是对概念进行详细解说，它是对定义的补充说明。通常是位于定义之后。各类科研文书和专用文书常用定义和解释说明。
（2）分类和举例
分类说明，是将被说明的对象，根据它们的性质、形状、成因、关系、功用等，按照一定的标准分成不同的类别，然后逐类说明。
举例说明，是举出突出实例来说明事物。它是通过个别认识一般的一种方法，给人以实感。举例说明要精心选择例子，做到事例典型、有代表性，有启发性。应用文中的论文、总结、报告、、通报等常用举例说明。
（3）比较和引用
比较说明，是将不同的事物加以比较或将某事物本身的不同情况相比较的一种说明方法。比较包括类比和对比。比较时突出事物之间相似的地方，这就是类比；突出事物差异的地方，就是对比。
引用说明，是说明事物或事理时，必要地引用一些与说明有关的权威性资料来加以说明。引用，可以为证明服务，也可以为说明服务。引用资料来证明作者之有理，让人信服;为了充实内容或作为说明的依据而引用有关资料。引文必须贴切，有针对性。引用资料要认真核实、注明出处。
（4）数字与图表
数字说明，是用数字来说明事物和事理。数字说明，包括用约数、倍数、百分比等。运用数字说明，必须认真核实数字，做到来源可靠和准确无误。即使是估计数字，也要有根据，力求切近。
图表说明，是借助插图、表格、照片来说明事物的本质和特征。图表说明能使说明对象由抽象变具体，便于读者理解和掌握，但用图表说明时，要注意配有适当的文字加以说明。
以上八种说明方法，在应用文中经常交替使用，它们没有高低之分。写作时要从实际出发，根据说明的内容、读者对象和写作目的的不同，灵活运用。
3.议论
议论是通过摆事实、讲道理，来阐明观点的表达方法。议论，一般说来是由论点、论据、论证三个要素构成。论点，是作者对所论述的问题提出的主张，看法和表示的态度。它常常是议论的主旨，或称中心论点；论据，是用来证明论点的理由和依据，它主要是议论中的事实材料，它是议论的基础；论证，是以论据证明观点的过程和方法。应用文中适当运用议论，可以深化主旨，点明事情的实质；有时运用议论，还可以超越所要议论的事物本身，让读者发挥联想。常用的论证方法有:
（1）举事例论证
举事例论证，是用典型的具体事实作论据来证明论点。也是摆事实的方法。举事例论证，最重要的是注意论据和论点关系的一致性和紧密的统一性。
（2）对比论证
对比论证，是将论据中截然相反的两种情况进行比较，形成鲜明的对照，互为衬托，具有很强的论证力量。对比论证的方法有两种情况:一种是横比，是把同一时期的两种性质截然不同的事物进行比较。一种是纵比，是把同一事物在不同时间的不同情况作比较。
（3）类比论证
类比论证，是将性质特点相近的事物放在一起比较，从而达到准确认识事物的目的。在应用文写作中，把一些规模、条件彼此相似的单位、企业进行比较的方法，运用得比较普遍。
以上是三种最基本的论证方法，此外还有事理引申法、反证法、分析法等等，就不一一介绍了。
应用文中的议论要以事实为依据，以法律为准绳，就事论理，简明扼要。除了学术论文以议论为主外，一般应用文的议论都不是长篇大论，不需要旁征博引，反复论证。
叙述、说明、议论是应用文常见的三种表达方式，阐述时只是为了方便才分开说明。在应用文写作中单一运用某种方式的不多，往往是以某一种表达方法主为结合运用其它方式。
（八）应用文的作用
应用文在不同的社会，不同的历史时期，以其不同的内容和形式发挥着不同的社会作用。在现阶段，它的社会作用主要表现在以下几个方面:
1.宣传教育，指导工作作用
2.传递信息，协调沟通作用
3.依据和凭证作用
（九）应用文的写作要求
1.要熟悉政策和法规，具有较高的政策水平
2.要有较宽的知识面
3.要具备较强的文字表达能力
（1）学习语法、修辞、逻辑知识
（2）加强写作实践，不断提高写作能力
4.要有规范的格式
（十）电脑写作的涵义
所谓电脑写作，是指运用电脑新的信息媒介，以键盘、电子笔、语音输入器乃至触觉、视觉和心理感应方式作为新的书写工具，以电脑屏幕为信息的新的显示界面，以电脑软盘和硬盘为信息的承载体，所进行的具有鲜明主体色彩的信息记录、交流和传递活动。
（十一）电脑写作与传统写作的区别
1.书写工具不同。传统写作的工具主要是刻刀和各种笔，而电脑写作的工具则是键盘、扫描器、电子笔、语音输入器等。用电脑写作工具写出来的文章，可以随意地复制、增补、删除、修改、粘贴，同时还可以配上动画、图片、电影等等。因此，与传统写作工具相比，电脑写作的工具更加简便化，不仅极大地提高了写作速度，而且效果更鲜明、方式更灵活、过程更流畅。
2.写作方式不同。传统写作采用的一种线性顺序，由于受写作载体的限制，人们必须按照一定的时空顺序和逻辑秩序来表达信息，而且信息很快就固化、定型，对内容的增添、变动和修改十分不便；而电脑写作的载体几乎没有空间限制，突破了传统写作的线性轨道，呈现出非线性化的特征。电脑的超级链接功能，可以随意地对文章进行编排，字体可以随意调换，颜色可以随意变更，使作者的思维处于一种超时空、跨媒体的自由境地。
3.写作媒体的不同。传统写作运用的是单一化的文字；而电脑写作则是媒体多元化、表现形式多样化。除文字外，电脑写作还可以随意加入声音、图形、图像和视频等手段，在电子邮件和网上聊天中，人们还用各种符号来交流思想，传递情感，大大增强了人们的写作情趣，也极大地丰富了写作的表现力。
4.搜集材料的方式不同。传统写作对材料的搜集有两条渠道，即直接搜集和间接搜集。而电脑写作除了上述两条渠道外，还可以通过网络共享来进行。网络上的电子文本形成一个巨大的信息素材库，其信息检索功能远远超过世界上任何一个现代化的图书馆。通过鼠标点击，可以随心所欲地找到我们需要的任何材料，且速度快、效率高。
学习要求:
学习本章了解:应用文写作的概念、分类；应用文的作用和写作要求。
掌握:应用文的概念、特点；应用文写作的基本要素。
重点掌握:主旨、材料、结构的概念，写作要求；应用文开头、主体、结尾的写作方式;
叙述、说明、议论的表达方法；应用文的语言要求。
一、重难点内容提示
(一)应用文的概念、特点
应用文写作是研究应用文体写作规律和方法的一门学科，它具有系统的理论性和极强的实践性。
1。应用文是指国家机关、企事业单位、社会团体和个人在日常工作、生活中，为处理公私事务而常用的具有某种固定格式和直接应用价值的文体。
2。应用文的特点
（1）文体的实用性
实用性，是指应用文无论在处理公共事务还是私人事务中，都具有实际应用的价值。实用是应用文最重要的特点，文中不仅要摆出这个问题是什么，而且要明确提出解决这个问题的具体意见、办法，直接为解决现实问题而写。实用性是判断应用文好坏的价值尺度。
应用文的实用性还表现在写作的时效性上。延误时间，时过境迁，就失去它的实用价值。
（2）体式的规范性
应用文体式的规范性主要表现在两个方面:一是文种的规范，即办什么事用什么文种，有大体的规定，不能乱用。二是格式的规范，即每一文种在写法上有大体的格式规范，不能随意变更。
（3）内容的真实性
真实性是指内容的真实确凿，实事求是。应用文是管理工作的工具，要为解决现实问题，指导实际工作服务，因而它完全排斥虚构和杜撰，文中所写的数据、材料等，要真实、准确；所发布、传达的上级指示精神是确切，没有经过任何艺术加工，否则作者将承担一定的行政和法律责任。
（4）语言的简明性
简明性是指应用文在语言上尽量简洁、明确。应用文是办事的，简洁，才能提高办事效率；明确，才能保证工作质量。应用文要避免使用一些不切实际的形容词和不适宜的比拟、夸张等修辞方法。
（二）应用文的分类
1。公务文书
公务文书，简称公文。人们通常说的公务文书有广义和狭义两种理解。广义的公文指法定机关、社会团体、企事业单位在公务活动中形成的、具有规范格式的文书材料。其中包括行政公文、事务文书、各类专用文书等。狭义的公文，专指行政机关公文。行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，即国务院xx年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法中列出的十三种公文:命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
2。事务文书
事务文书是机关、团体、企事业单位为反映事实情况、解决问题、处理日常事务而普遍使用的文书，它具有很强的实用性、事务性和某种惯用格式。从广义上说，事务文书也是一种公务文书，目的是处理公务和传递信息，使用事务文书这一名称，是相对于正式公文而言的。如:计划、总结、、、简报、等。
3。专用文书
专用文书是指在一定的业务范围内，按照特殊需要而专门使用的文书。如:
（1）传播文书
（2）谋职文书
（3）经济文书
（4）法律文书
（5）科研文书
4。日常文书
日常文书是指机关、团体、企事业单位和个人在日常生活、工作和学习中所使用的，具有一定规范体式，能起交流思想、沟通感情、传递信息等作用的应用文书。如:书信、日记、条据、启事、对联、、、、、等。
（三）应用文的主旨
主旨指应用文的中心意思，是作者的意图、主张或看法在文中的体现。主旨也指应用文的行文目的、文本内容或对客观事物的态度等。主旨是应用文的灵魂，它决定着应用文质量的高低、价值的大小、社会作用的强弱。应用文的主旨与其它要素相比处在统帅的地位，材料的取舍、结构的安排、语言的运用、表达方式的选取都要围绕着它进行。对应用文主旨的要求是:正确、直露、单一。
（四）应用文的材料
应用文的材料是指撰写者为表现应用文主旨时所搜集、摄取或写入文之中的一系列事实、数据或论据。材料是应用文写作的基础。如果说主旨是应用文写作的灵魂，那么材料就是应用文的血肉。没有材料，主旨就不能确定。应用文的材料主要分为理论材料和事实材料两大部分。理论材料主要有方针、政策、各种法律法规及科学原理、定律、学说等；事实材料主要有事件与情况、实物与现象等。材料与写作休戚相关，应用文从搜集材料到文章定稿，实质上是一个搜集、分析、综合、选择、排列、组合材料的过程。对材料工作要抓好以下三个环节:
1.搜集材料
根据特定的写作目的，应用文搜集材料要做到丰厚典型。所谓丰厚，指力所能及，全面占有材料。所谓典型，指材料能够揭示事物的本质，代表事物的特征。丰富指的是材料的数量，典型指的是材料的质量，没有一定的数量，也无所谓质量。二者是辩证统一的。
应用文搜集材料的途径一般地说主要通过直接获取与间接获取两条途径。1、直接获取是指作者亲自从现实生活中获取。如运用观察、实地调查、访问、问卷、开调查会等方法直接搜集材料。2、间接获取是指作者通过某种传播媒介所获得的材料。如各种记录、报表、统计数字、报刊、书籍、部门或单位的档案等获取大量的间接材料。
2.分析材料
搜集到大量的材料，明确了写作的主旨，接下来就是分析材料的真伪。材料的真实是应用文写作的生命。分析材料的真伪主要从二个方面:一是分析材料的客观真实性。材料的客观真实是指作者不能根据需要随意编造，不能移花接木和虚构、夸张。二是分析材料的本质真实性。材料的本质真实是指现实社会中，有些偶然的个别现象，从局部看，它确实存在于客观实际，是真实的，但就整体而言，这些偶然的、个别的真实现象却不能反映事物的整体面目和内在本质。因此，在分析材料客观真实性的基础上，作者还必须分析材料的本质真实性，以便及时剔除那些不能反映事物本质真实的虚伪材料。分析材料的总原则是:去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里。
3.选择材料
选择材料是指在搜集和分析材料的基础上对具备候选资格的材料进行筛选取舍。经过分析的材料，并不能都写进应用文中去，还须按照一定的原则对其进行筛选。选择材料是分析材料的深化。应用文选择材料主要是根据主旨需要选择那些典型、真实、新颖的材料。所谓典型材料是指能够集中、深刻地表明事物的本质及共性，同时又带有鲜明的个性色彩，以一当十的材料。所谓真实性材料是指材料既是生活中客观存在的事实，又要能反映客观事物的本质和主流。新颖材料是指材料具有新鲜的意义，思想有一定的深度，同时又具有很强的感染力、吸引力。新颖材料有两种情况，一是这个材料是以前没有人用过的，二是以前虽有人用过，但我用时却发掘出新的含义。
（五）应用文的结构
应用文的结构是指应用文内部的组织构造，也是安排材料、谋篇布局的方式。结构是应用文的骨骼，材料是应用文的血肉，主旨是应用文的灵魂。没有骨骼血肉无所附，灵魂无所依，应用文的骨骼是否有机、和谐的统一成一个整体，直接影响到应用文的表达效果。应用文的结构与一般文章一样，包括开头和结尾，层次和段落，过渡和照应等，下面按开头、主体和结尾三个部分予以介绍:
1.开头
开头，是指文章从什么问题写起，从哪里下笔。由于写作内容、文种、目的等不同，应用文的开头方式常见的有:
（1）概述式
概述式是在开头部分用叙述的方法，概括地写出写作对象的基本情况、问题、或写出工作的基本过程。这种开头，多用于、简报、总结、会议记要等。
（2）目的式
目的式是开头就开宗明义，说明写文章的目的。这种开头常用于情况通报、通告、通知、意见等文种。
（3）根据式
根据式是根据法律、法令；文件精神，领导指示；或对方来文；或存在的问题，突发事件等行文。这多用于决定、调查报告、某地场预测报告、等
（4）提问式
提问式是开头就开门见山地提出问题，制造一个悬念，发人深思，然后引出正文。情况通报、调查报告、会议纪要、学术论文、新闻等，有时用这种方式开头。
（5）说明式
说明式是开头先对要写的对象的背景、情况做一些说明，在此基础上引出正文。这种开头多见于调查报告、新闻、通讯、广告等。
2.主体
主体是应用文的主干所在。在考虑这部分结构安排时，要根据行文的目的，紧紧扣住主旨，条理清晰地逐层展开述说，把有关事项的内容、情况、过程、要求、措施、办法、结果、成效、问题、经验、教训等叙述清楚。
应用文主体部分的写法没有固定的模式，可以灵活多变，量体裁衣。但也不是无规律可循，常见的结构方式有:
（1）时序式
时序式是按时间的推移或按事物发展演变的过程来安排结构。各层次之间为先后关系。总结、调查报告、情况通报等常用此种方式。
（2）递进式
递进式是指内容之间的意思一层进一层，层层推进其顺序不可颠倒。经济活动分析报告、意见、报告、议案等常用这种方式。
（3）总分式
总分式是总述与分述的层次关系。具体运用此方式时，可以是先总提，后分述的首括式安排，也可以是先从几个方面分述，最后总括的方式。简报、、总结、等常用这种方式。
（4）并列式
并列式是文章各层意思无主从关系，并列而有联系，共同表达主旨或论点。具体运用此方式时，可以是:(1)按空间的分布或场面的转换安排层次，如综合性简报、调查报告、情况通报等，常把不同地区、不同部门的动态情况，按同一主旨，采用并列结构方式进行综合报道。(2)按材料的性质归类安排层次，如经验类调查报告、总结、经济活动分析报告等，常按材料的性质分为几个层次。(3)按中心论点的若干侧面，提炼各个分论点，从不同的角度共同论证论点。学术论文等常用此方式。
3.结尾
结尾是文章的总收束。应用文常见的结尾方式有:
（1）总结式
总结式，是依据正文的中心内容，进行概括总结，作出结论，点明主旨，以加深人们对文章的印象。这多用于总结、调查报告、通报等。
（2）号召式
号召式，是在结尾处发出号召，号召人们行动起来去落实文中所提出的要求和任务。这多用于总结、决定、会议纪要等。
（3）说明式
说明式，主要是对主体部分的未尽事宜作一些补充说明，或者对与内容有关的问题做一些必要交代。这多用于公告、通报、通告、等。如本通告自公布之日起生效、这个通知精神，适用于政府机关和事业单位之类的结尾语句，都是对有关事项的补充说明。
（4）惯用式
惯用式多用于公文的结尾。其中包括上行文中的祈请式，如妥否，请审查批示、以上意见，如无不妥，请批转各地执行等带有祈请意思的语句，作为公文的结束语；还有下行文中期望式，如特此公告、希遵照执行、希参照执行等带有期望意思的惯用语句作结尾。
以上各种结构形式，在一篇应用文中可以采用一种，也可以以一种为主、其他几种并用。总之，结构的安排必须为主旨服务。力求在不变的结构形式中求变，在变化的结构形式中求稳。
（六）应用文的语言
写作应用文要从以下几个方面注意语言的表述。
1准确
准确是指用词要切合语体，语言要准确、连贯，逻辑性要强，造句要合乎语法。
2简炼
简炼是指语言的简洁和精炼，用最少的文字表达最丰富的内容。
3质朴
质朴，就是不用夸饰性语言，杜绝虚妄不实之词，保持写作的严肃性。
（七）应用文的表达方式
表达方式，是行文时对有关内容进行表达时所采用的表述角度与方法。应用文的表达方式通常只有:叙述、议论和说明。
1.叙述
叙述，是对人物的经历和事物发展变化的过程作出介绍和交代。这里介绍几种常用的叙述方法:
（1）概述、详述、散叙
概述就是概略叙述某一状况，某一过程的基本面貌，使读者能了解个概要，这种叙述方法在应用文中运用的最多。
详述就是详细叙述某事物的基本面貌或某一事件的具体过程，使读者有个细致的了解。如产品、等。
散叙是把许多不同时间、不同地点发生的事情，紧紧围绕着一个主旨，分別进行叙述。应用文中的散叙，多是把并列的几件事或者是几亇部门、单位、几个人的事情分别叙述出来。
（2）顺叙、插叙、倒叙
顺叙是完全按照时间先后或事情发生发展的过程来安排段落层次的一种写法。用这种方法，可以把事物发展的过程叙述得头尾清楚，层次分明。如情况通报、等。大体上是这种写法。
插叙是指在叙述主要事件的过程中，有时需暂时把叙述的线索中断一下，插进有关的另一件事的叙述，插叙部分完结后，再接上原来的线索继续进行的叙述。插述，有时是为了补充主要事件，有时是为了突出人物性格，有时是对某些问题作补充说明。如调查报告或某些叙述性的公文，在叙述到某一内容时，常插入对另一内容的叙述。插述可以补充材料，丰富内容，使文章更加充实。
倒叙是先写事情结局或事件的某一重要情节，然后再按事件的发生发展过程进行叙述。如总结、调查报告等，常常是先叙述成绩、结果，然后回头再叙述工作进展，过程及经验。用这种方法，可以强调结局，突出重点。
叙述是一种易学难工的表达方式。应用文的叙述一定要做到:一是条理清楚。应用文不是完整的记叙文，多数只是叙述一个情节，一个片断，一个过程，所以，线索不能繁杂，主线必须清楚，鲜明，叙述的人称也要注意。二是交代明白。叙述的目的，在于述说和交代文中基本内容。叙述的六要素不一定要在文章中一一写出来，但事情的来龙去脉一定要叙述
清楚，交代明白。三是详略得当。叙述要抓住重点，分清主次。凡是对表现主旨起重要作用的，就必须详写；凡与主旨关系不大的，就应略写。只有详略得当，文章的重点才会突出，主旨才能鲜明。
2.说明
说明，就是简明扼要地把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功能等解说清楚，或把人物的经历、特点等表述明白。应用文常用的说明方法有:
（1）定义和解释
定义说明，是指用简洁而明确的语言把事物的本质属性揭示出来，给人以清晰的概念。定义说明既能使人们对被说明的事物有一个明确的本质的了解。又能使人们把该事物与其它事物区别开来。
定义说明虽然能够比较科学地揭示事物的本质属性，但是由于它的概括性太强，比较抽象，对事物、现象的特点难以说得具体详尽，所以常常需要用解释来补充定义说明。
解释说明，是对概念进行详细解说，它是对定义的补充说明。通常是位于定义之后。各类科研文书和专用文书常用定义和解释说明。
（2）分类和举例
分类说明，是将被说明的对象，根据它们的性质、形状、成因、关系、功用等，按照一定的标准分成不同的类别，然后逐类说明。
举例说明，是举出突出实例来说明事物。它是通过个别认识一般的一种方法，给人以实感。举例说明要精心选择例子，做到事例典型、有代表性，有启发性。应用文中的论文、总结、报告、、通报等常用举例说明。
（3）比较和引用
比较说明，是将不同的事物加以比较或将某事物本身的不同情况相比较的一种说明方法。比较包括类比和对比。比较时突出事物之间相似的地方，这就是类比；突出事物差异的地方，就是对比。
引用说明，是说明事物或事理时，必要地引用一些与说明有关的权威性资料来加以说明。引用，可以为证明服务，也可以为说明服务。引用资料来证明作者之有理，让人信服;为了充实内容或作为说明的依据而引用有关资料。引文必须贴切，有针对性。引用资料要认真核实、注明出处。
（4）数字与图表
数字说明，是用数字来说明事物和事理。数字说明，包括用约数、倍数、百分比等。运用数字说明，必须认真核实数字，做到来源可靠和准确无误。即使是估计数字，也要有根据，力求切近。
图表说明，是借助插图、表格、照片来说明事物的本质和特征。图表说明能使说明对象由抽象变具体，便于读者理解和掌握，但用图表说明时，要注意配有适当的文字加以说明。
以上八种说明方法，在应用文中经常交替使用，它们没有高低之分。写作时要从实际出发，根据说明的内容、读者对象和写作目的的不同，灵活运用。
3.议论
议论是通过摆事实、讲道理，来阐明观点的表达方法。议论，一般说来是由论点、论据、论证三个要素构成。论点，是作者对所论述的问题提出的主张，看法和表示的态度。它常常是议论的主旨，或称中心论点；论据，是用来证明论点的理由和依据，它主要是议论中的事实材料，它是议论的基础；论证，是以论据证明观点的过程和方法。应用文中适当运用议论，可以深化主旨，点明事情的实质；有时运用议论，还可以超越所要议论的事物本身，让读者发挥联想。常用的论证方法有:
（1）举事例论证
举事例论证，是用典型的具体事实作论据来证明论点。也是摆事实的方法。举事例论证，最重要的是注意论据和论点关系的一致性和紧密的统一性。
（2）对比论证
对比论证，是将论据中截然相反的两种情况进行比较，形成鲜明的对照，互为衬托，具有很强的论证力量。对比论证的方法有两种情况:一种是横比，是把同一时期的两种性质截然不同的事物进行比较。一种是纵比，是把同一事物在不同时间的不同情况作比较。
（3）类比论证
类比论证，是将性质特点相近的事物放在一起比较，从而达到准确认识事物的目的。在应用文写作中，把一些规模、条件彼此相似的单位、企业进行比较的方法，运用得比较普遍。
以上是三种最基本的论证方法，此外还有事理引申法、反证法、分析法等等，就不一一介绍了。
应用文中的议论要以事实为依据，以法律为准绳，就事论理，简明扼要。除了学术论文以议论为主外，一般应用文的议论都不是长篇大论，不需要旁征博引，反复论证。
叙述、说明、议论是应用文常见的三种表达方式，阐述时只是为了方便才分开说明。在应用文写作中单一运用某种方式的不多，往往是以某一种表达方法主为结合运用其它方式。
（八）应用文的作用
应用文在不同的社会，不同的历史时期，以其不同的内容和形式发挥着不同的社会作用。在现阶段，它的社会作用主要表现在以下几个方面:
1.宣传教育，指导工作作用
2.传递信息，协调沟通作用
3.依据和凭证作用
（九）应用文的写作要求
1.要熟悉政策和法规，具有较高的政策水平
2.要有较宽的知识面
3.要具备较强的文字表达能力
（1）学习语法、修辞、逻辑知识
（2）加强写作实践，不断提高写作能力
4.要有规范的格式
（十）电脑写作的涵义
所谓电脑写作，是指运用电脑新的信息媒介，以键盘、电子笔、语音输入器乃至触觉、视觉和心理感应方式作为新的书写工具，以电脑屏幕为信息的新的显示界面，以电脑软盘和硬盘为信息的承载体，所进行的具有鲜明主体色彩的信息记录、交流和传递活动。
（十一）电脑写作与传统写作的区别
1.书写工具不同。传统写作的工具主要是刻刀和各种笔，而电脑写作的工具则是键盘、扫描器、电子笔、语音输入器等。用电脑写作工具写出来的文章，可以随意地复制、增补、删除、修改、粘贴，同时还可以配上动画、图片、电影等等。因此，与传统写作工具相比，电脑写作的工具更加简便化，不仅极大地提高了写作速度，而且效果更鲜明、方式更灵活、过程更流畅。
2.写作方式不同。传统写作采用的一种线性顺序，由于受写作载体的限制，人们必须按照一定的时空顺序和逻辑秩序来表达信息，而且信息很快就固化、定型，对内容的增添、变动和修改十分不便；而电脑写作的载体几乎没有空间限制，突破了传统写作的线性轨道，呈现出非线性化的特征。电脑的超级链接功能，可以随意地对文章进行编排，字体可以随意调换，颜色可以随意变更，使作者的思维处于一种超时空、跨媒体的自由境地。
3.写作媒体的不同。传统写作运用的是单一化的文字；而电脑写作则是媒体多元化、表现形式多样化。除文字外，电脑写作还可以随意加入声音、图形、图像和视频等手段，在电子邮件和网上聊天中，人们还用各种符号来交流思想，传递情感，大大增强了人们的写作情趣，也极大地丰富了写作的表现力。
4.搜集材料的方式不同。传统写作对材料的搜集有两条渠道，即直接搜集和间接搜集。而电脑写作除了上述两条渠道外，还可以通过网络共享来进行。网络上的电子文本形成一个巨大的信息素材库，其信息检索功能远远超过世界上任何一个现代化的图书馆。通过鼠标点击，可以随心所欲地找到我们需要的任何材料，且速度快、效率高。